Khi mất hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp cần khai báo như thế nào để vừa đảm bảo quyền lợi thuế, vừa tránh các xử phạt? Dưới đây là quy trình xử lý chi tiết và mức xử phạt liên quan.
I. Quy trình xử lý khi mất hóa đơn đầu vào
Khi mất hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ thủ tục khai báo và xử lý theo quy định để tránh vi phạm pháp luật và đảm bảo quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Quy trình xử lý gồm 3 bước chính:
1. Lập biên bản ghi nhận sự việc
- Người mua và người bán cùng lập biên bản ghi nhận sự việc.
- Biên bản phải có các nội dung chính: ghi rõ việc bên mua làm mất hóa đơn đầu vào (liên 2), thông tin về hóa đơn đã mất và thông tin liên 1 của người bán (đã khai nộp thuế vào thời gian nào), họ tên, chữ ký của người đại diện pháp luật (hoặc người được ủy quyền) và đóng dấu xác thực của cả hai bên.
2. Báo cáo với cơ quan thuế
- Doanh nghiệp lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày phát hiện, theo Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Thời hạn nộp báo cáo là trong vòng 05 ngày kể từ ngày phát hiện mất hóa đơn.
- Báo cáo có thể được lập trên phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) và nộp qua mạng hoặc nộp bản cứng trực tiếp.
3. Sử dụng bản sao hóa đơn
- Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao để giao cho người mua.
- Người mua được phép sử dụng bản sao hóa đơn này kèm theo biên bản ghi nhận sự việc để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế hợp lệ.
II. Mức xử phạt vi phạm hành chính
Mức xử phạt được áp dụng theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP) và được phân loại dựa trên hành vi cụ thể.
1. Xử phạt đối với hành vi làm mất hóa đơn
- Phạt tiền từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng: Áp dụng khi làm mất hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc lưu trữ, có biên bản của các bên ghi nhận sự việc và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng: Áp dụng cho các hành vi như làm mất hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hoặc đã lập nhưng chưa khai thuế.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng: Áp dụng khi làm mất hóa đơn đã lập và đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc lưu trữ nhưng không có tình tiết giảm nhẹ.
2. Xử phạt đối với hành vi chậm hoặc không nộp báo cáo mất hóa đơn
- Phạt cảnh cáo: Nếu nộp báo cáo quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 1.000.000 đến 4.000.000 đồng: Nếu nộp báo cáo quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày nhưng không có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng: Nếu nộp báo cáo quá thời hạn từ 06 ngày trở lên hoặc không nộp báo cáo.
Lưu ý quan trọng
- Cả người bán và người mua đều phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc khai báo mất hóa đơn. Việc không thực hiện đúng, đủ các thủ tục trên có thể dẫn đến rủi ro bị loại chi phí và không được khấu trừ thuế GTGT khi cơ quan thuế kiểm tra. Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử để việc quản lý và lưu trữ được an toàn, bảo mật hơn.
- Từ năm 2022, hầu hết doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, vì vậy việc ‘mất hóa đơn đầu vào’ chủ yếu chỉ còn áp dụng cho hóa đơn giấy cũ; với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ cần đề nghị người bán cung cấp lại bản sao có ký số hợp lệ.
