Khi tặng quà Tết, quà lễ cho nhân viên, việc có cần xuất hóa đơn VAT hay không phụ thuộc vào mục đích và bản chất khoản chi. Nếu là khoản chi phúc lợi thông thường dành cho nhân viên và trong giới hạn quy định thì không cần xuất hóa đơn, ngược lại các trường hợp khác cần lập hóa đơn theo quy định.
I. Quy định về xuất hóa đơn VAT khi tặng quà cho nhân viên
1. Trường hợp không phải xuất hóa đơn VAT
- Khi doanh nghiệp tặng quà Tết, quà lễ cho nhân viên mà khoản chi này thuộc phúc lợi cho người lao động, với tổng chi không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế, thì không phải lập hóa đơn VAT.
- Khoản này chỉ cần hạch toán vào chi phí doanh nghiệp hợp lý, đáp ứng điều kiện tại điểm 2.31 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC.
2. Trường hợp phải xuất hóa đơn VAT
- Nếu quà tặng không thuộc diện chi phúc lợi hoặc là quà tặng cho khách hàng, đối tác, hoặc vượt giới hạn 1 tháng lương, doanh nghiệp phải lập hóa đơn VAT cho số hàng hóa đem tặng và kê khai, tính thuế như bán ra.
II. Quy trình lập hóa đơn và nguyên tắc tính thuế
1. Giá tính thuế GTGT với quà tặng
- Giá tính thuế là giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh việc tặng quà, không phải giá mua vào.
- Đây là giá được ghi trên hóa đơn và làm căn cứ tính thuế GTGT đầu ra.
2. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn
- Hóa đơn phải ghi đầy đủ các thông tin: tên, ký hiệu hóa đơn; số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền; thuế suất GTGT; tổng tiền thanh toán; chữ ký; thời điểm lập hóa đơn…
3. Lập hóa đơn tổng giá trị kèm danh sách
- Doanh nghiệp có thể lập một hóa đơn giá trị tổng kèm theo bảng kê chi tiết danh sách người nhận quà (ghi rõ tên, địa chỉ, số lượng từng người).
III. Thuế thu nhập cá nhân với quà tặng cho người lao động
- Nhân viên nhận quà bằng tiền hoặc hiện vật đều phải xác định đây là thu nhập chịu thuế TNCN (trừ trường hợp quà tặng là tài sản đăng ký quyền sở hữu, sử dụng thì xác định là thu nhập từ quà tặng theo quy định riêng).
Ví dụ thực tế
- Công ty mua 100 hộp bánh trung thu giá 500.000đ/hộp (chưa VAT) tặng nhân viên. Nếu đây là khoản phúc lợi trong giới hạn cho phép: không phải xuất hóa đơn, không tính thuế GTGT đầu ra, chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Nếu không phải chi phúc lợi: phải xuất hóa đơn GTGT với giá bán tương đương, kê khai thuế đầu ra, được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng.
Lưu ý quan trọng
- Không nhầm lẫn giá tính thuế (phải dùng giá bán tương đương, không dùng giá mua vào).
- Giới hạn chi phí phúc lợi được trừ là không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế/năm.
- Phân loại đúng khoản chi để xử lý hóa đơn, thuế và hạch toán cho doanh nghiệp.
- Nếu không lập hóa đơn khi bắt buộc có thể bị xử phạt theo quy định.
