Không cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và nhận được sự chấp thuận từ cơ quan thuế trước khi phát hành hóa đơn.
I. Quy định mới về hóa đơn điện tử
Thay vì thủ tục thông báo phát hành như trước đây, quy trình mới yêu cầu doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trực tiếp với cơ quan thuế. Doanh nghiệp chỉ được phép khởi tạo và phát hành hóa đơn sau khi nhận được thông báo chấp thuận việc đăng ký từ cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
II. Quy trình đăng ký sử dụng
1. Chuẩn bị và nộp hồ sơ
- Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Hồ sơ được nộp trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
2. Tiếp nhận và xử lý
- Sau khi nộp, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về việc tiếp nhận hồ sơ.
- Trong thời hạn 02 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp thuận hoặc không chấp thuận việc đăng ký.
- Chỉ sau khi có thông báo chấp thuận, doanh nghiệp mới được chính thức sử dụng hóa đơn điện tử.
3. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Với loại hóa đơn này (phát hành theo giao dịch cụ thể), doanh nghiệp cần thông báo phát hành trước ít nhất 01 ngày với cơ quan thuế.
Ví dụ thực tế
Công ty B nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ngày 10/5/2025. Đến ngày 12/5/2025, công ty nhận được thông báo chấp nhận và có thể phát hành hóa đơn mà không cần thêm bất kỳ thủ tục thông báo phát hành nào khác.
Lưu ý quan trọng
- Doanh nghiệp phải có chữ ký số hợp lệ và hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu.
- Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh, doanh nghiệp có thể cần thực hiện các thủ tục riêng theo hướng dẫn.
- Cần xác minh lại hiệu lực của các văn bản pháp luật cũ để đảm bảo tuân thủ đúng quy định, do có một số thông tin trái chiều.
