Trong bối cảnh số hóa ngày càng mạnh mẽ, việc quản lý và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đã trở thành một nghiệp vụ quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp và cá nhân. Điều này không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi trong giao dịch, khấu trừ thuế mà còn tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có.
Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ hướng dẫn chi tiết cho các bạn các cách tra cứu hóa đơn GTGT trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế một cách nhanh chóng, chính xác và hoàn toàn miễn phí.
Căn cứ pháp lý:
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14
- Luật Thuế giá trị gia tăng số 13/2008/QH12
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/06/2025).
I. Tổng quan về Cổng thông tin điện tử Thuế
Cổng thông tin điện tử Thuế do Tổng cục Thuế vận hành là kênh chính thức và đáng tin cậy nhất để người bán và người mua xác thực tính hợp pháp của hóa đơn điện tử. Hệ thống này hiện được vận hành tại địa chỉ chính thức: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/, thay thế cho địa chỉ cũ (tracuuhoadon.gdt.gov.vn) trước đây.
Hóa đơn GTGT điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Việc tra cứu hóa đơn GTGT trên cổng thông tin này không chỉ giúp doanh nghiệp và cá nhân đảm bảo quyền lợi về khấu trừ thuế đầu vào mà còn là bước quan trọng để tuân thủ đúng quy định pháp luật.
II. Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu hóa đơn GTGT
Hiện nay, có hai phương thức tra cứu hóa đơn chính trên Cổng thông tin điện tử Thuế, phù hợp với nhu cầu của từng đối tượng sử dụng.
1. Tra cứu hóa đơn GTGT không cần đăng nhập
Đây là phương pháp phổ biến và nhanh chóng nhất, phù hợp khi bạn cần kiểm tra nhanh tính hợp lệ của một hóa đơn riêng lẻ mà không cần có tài khoản trên hệ thống.
- Bước 1: Truy cập trang tra cứu
Bạn truy cập trực tiếp vào Cổng thông tin điện tử Hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. - Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin bắt buộc
Trên giao diện chính, bạn tìm đến mục tra cứu và điền chính xác các thông tin có dấu (*) trên hóa đơn vào các trường tương ứng:- Mã số thuế người bán: Nhập chính xác MST của đơn vị phát hành hóa đơn.
- Loại hóa đơn: Chọn “Hóa đơn giá trị gia tăng” từ menu thả xuống.
- Ký hiệu hóa đơn: Nhập 6 ký tự của ký hiệu. Lưu ý: Nếu ký hiệu có số “1” ở đầu (ví dụ: 1C23TCV), bạn phải bỏ số “1” này đi và chỉ nhập “C23TCV”.
- Số hóa đơn: Nhập số hóa đơn (có thể nhập dạng rút gọn như “1” hoặc dạng đầy đủ 8 chữ số “00000001”).
- Tổng tiền thanh toán: Nhập chính xác số tiền bằng số, không dùng dấu phân cách hàng nghìn (,) và không kèm đơn vị tiền tệ.
- Mã Captcha: Nhập chính xác chuỗi ký tự hiển thị trên màn hình (phân biệt chữ hoa – chữ thường).
- Bước 3: Tìm kiếm và kiểm tra kết quả
Sau khi điền đủ thông tin, bạn nhấn nút “Tìm kiếm”. Hệ thống sẽ trả về kết quả:- Nếu hóa đơn hợp lệ: Hệ thống sẽ hiển thị trạng thái “Đã cấp mã hóa đơn” cùng 2 phần thông tin: Thông tin người bán và Thông tin hóa đơn.
- Nếu hóa đơn không hợp lệ/nhập sai thông tin: Hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”.
2. Tra cứu hóa đơn GTGT bằng tài khoản đăng nhập eTax
Phương pháp này dành cho các doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và được Cơ quan Thuế cấp tài khoản, cho phép quản lý và tra cứu danh sách hóa đơn đầu vào, đầu ra một cách hiệu quả.
- Bước 1: Truy cập và đăng nhập
Bạn truy cập vào địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ và đăng nhập bằng tài khoản (Tên đăng nhập là Mã số thuế) và mật khẩu đã được cơ quan thuế cấp. - Bước 2: Thực hiện tra cứu
Sau khi đăng nhập thành công, bạn vào menu “Tra cứu” → Chọn “Tra cứu hóa đơn”. Tại đây, bạn có thể chọn tab “Tra cứu HĐĐT bán ra” hoặc “Tra cứu HĐĐT mua vào”. - Bước 3: Nhập điều kiện tra cứu
Nhập các điều kiện tìm kiếm như Mã số thuế người bán/người mua, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, hoặc khoảng thời gian (ngày lập) để tìm kiếm. - Bước 4: Xem kết quả và các tùy chọn khác
Hệ thống sẽ hiển thị danh sách hóa đơn thỏa mãn điều kiện tìm kiếm với các thông tin chi tiết. Bạn có thể thực hiện các thao tác khác như:- Tải file Excel: Xuất danh sách hóa đơn ra file Excel để lưu trữ và quản lý.
- Xem/Tải hóa đơn: Tải từng hóa đơn về máy dưới định dạng PDF hoặc XML.
- Xử lý hóa đơn: Thực hiện các nghiệp vụ như hủy, điều chỉnh, thay thế đối với hóa đơn bán ra (nếu có sai sót).
III. Những lưu ý quan trọng khi tra cứu hóa đơn GTGT online
Để quá trình tra cứu hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ và chính xác, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:
- Đảm bảo độ chính xác tuyệt đối: Tất cả thông tin nhập vào, đặc biệt là Mã số thuế người bán, Ký hiệu hóa đơn, và Tổng tiền thanh toán phải chính xác 100% so với hóa đơn gốc.
- Lưu ý về Ký hiệu hóa đơn: Luôn nhớ bỏ ký tự số “1” ở đầu ký hiệu (nếu có) khi tra cứu theo cách không đăng nhập. Ví dụ: hóa đơn ghi ký hiệu 1C22TYY thì bạn chỉ nhập C22TYY.
- Lưu ý về Số hóa đơn: Hệ thống chấp nhận cả định dạng số rút gọn (ví dụ: 1) và định dạng đầy đủ 8 chữ số (ví dụ: 00000001).
- Lưu ý về Mã xác thực (Captcha): Mã này có phân biệt chữ hoa, chữ thường. Hãy nhập cẩn thận để tránh phải thực hiện lại.
- Chia nhỏ khoảng thời gian tra cứu: Khi tra cứu bằng tài khoản eTax với số lượng lớn, bạn nên giới hạn khoảng thời gian tra cứu tối đa 31 ngày/lần để hệ thống xử lý nhanh và ổn định hơn.
IV. Xử lý các tình huống đặc biệt khi tra cứu
1. Khi không tìm thấy hóa đơn
Nếu hệ thống báo “Không tồn tại hóa đơn…”, bạn nên:
- Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập, đặc biệt là ký hiệu hóa đơn đã bỏ số “1” ở đầu chưa.
- Liên hệ với đơn vị phát hành hóa đơn để xác nhận lại thông tin và trạng thái phát hành của hóa đơn lên cơ quan thuế.
- Thử tra cứu lại sau vài giờ vì có thể hệ thống của cơ quan thuế chưa kịp đồng bộ dữ liệu.
2. Khi tài khoản bị khóa
Nhập sai thông tin đăng nhập hoặc mật khẩu quá 5 lần có thể khiến tài khoản của bạn bị khóa. Để mở lại, bạn cần:
- Tải và cài đặt Plugin ký số từ website hoadondientu.gdt.gov.vn.
- Cắm USB Token (chữ ký số) của doanh nghiệp vào máy tính.
- Tại màn hình đăng nhập, chọn chức năng “Quên mật khẩu” và làm theo các bước hướng dẫn để đặt lại mật khẩu mới.
V. Tóm tắt hướng dẫn tra cứu hóa đơn GTGT online chi tiết, chính xác nhất
Việc tra cứu hóa đơn GTGT trên Cổng thông tin điện tử Thuế là một nghiệp vụ thiết yếu giúp doanh nghiệp và cá nhân đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ, tối ưu hóa công tác kế toán và tuân thủ đúng pháp luật về thuế.
Qua bài viết này, Thuận Thiên đã hướng dẫn bạn từng bước thực hiện cả hai hình thức tra cứu: không cần đăng nhập cho những kiểm tra nhanh và tra cứu khi có tài khoản để quản lý chuyên sâu. Hy vọng những thông tin chi tiết và các lưu ý quan trọng sẽ giúp bạn thực hiện nghiệp vụ này một cách dễ dàng và hiệu quả nhất.
