Việc lập và quản lý sổ sách kế toán thuộc trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị, người đại diện pháp luật, kế toán trưởng và các nhân viên kế toán được phân công, tuân thủ đúng quy trình theo quy định pháp luật.
I. Trách nhiệm chính
1. Thủ trưởng đơn vị và người đại diện pháp luật
- Tổ chức bộ máy kế toán: Bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc chỉ định người phụ trách kế toán, phân công trách nhiệm quản lý sổ sách.
- Ký duyệt sổ sách: Phải ký xác nhận vào sổ kế toán, đảm bảo thông tin đầy đủ (tên đơn vị kế toán, tên sổ, ngày mở sổ, ngày khóa sổ, số trang, đóng dấu giáp lai).
- Chỉ đạo quản lý: Đảm bảo sổ được mở đúng kỳ kế toán (vào đầu kỳ kế toán năm, đối với đơn vị mới thành lập thì mở từ ngày thành lập), lưu trữ theo quy định.
2. Kế toán trưởng
- Quản lý chung: Kiểm tra và ký xác nhận vào sổ kế toán, đảm bảo sự chính xác, cân đối của sổ kế toán.
- Phân công nhiệm vụ: Phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân quản lý và ghi sổ kế toán cho từng nhân viên.
- Tổ chức thực hiện: Cùng với thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán, chịu trách nhiệm về sự trung thực của số liệu kế toán.
3. Nhân viên kế toán được giao nhiệm vụ
- Ghi chép và bảo quản: Trực tiếp ghi sổ dựa trên chứng từ kế toán hợp pháp, chịu trách nhiệm về tính chính xác của phần dữ liệu do mình ghi trong thời gian quản lý sổ.
- Tuân thủ quy định ghi sổ: Việc ghi sổ phải dùng bút mực (không dùng mực đỏ và bút chì), số và chữ viết rõ ràng, liên tục có hệ thống, cấm tẩy xóa.
- Trách nhiệm cá nhân: Khi có nhiều nhân viên cùng ghi sổ trên phương tiện điện tử, từng người phải chịu trách nhiệm về các dữ liệu do mình ghi sổ.
- Bàn giao khi thay đổi nhân sự: Phải tổ chức bàn giao công việc và tài liệu kế toán. Kế toán cũ chịu trách nhiệm về công việc trong thời gian mình phụ trách, kế toán mới chịu trách nhiệm từ ngày nhận bàn giao công việc.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp B mới thành lập:
- Thủ trưởng đơn vị bổ nhiệm kế toán trưởng và phân công nhân viên kế toán ghi sổ.
- Người đại diện pháp luật và kế toán trưởng ký vào sổ kế toán, xác nhận ngày mở sổ và số trang.
- Nhân viên kế toán được phân công ghi chép hàng ngày, đảm bảo mỗi nghiệp vụ có chứng từ kề toán hợp pháp kèm theo.
Lưu ý quan trọng
- Sổ kế toán phải ghi rõ: tên đơn vị kế toán, tên sổ, ngày mở sổ, ngày khóa sổ, chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, số trang, đóng dấu giáp lai.
- Cấm tẩy xóa: Khi sửa chữa sổ phải sử dụng các phương pháp sửa chữa theo quy định trong Luật Kế toán, không được dùng chất hóa học để sửa chữa.
