Bán hàng online có thể cần sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, tùy thuộc vào hình thức, lĩnh vực và quy mô kinh doanh. Kể từ ngày 01/06/2025, việc áp dụng tuân thủ theo các quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.
I. Trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Các doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc các nhóm sau đây bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế:
- Kinh doanh trong các lĩnh vực cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, dịch vụ vui chơi giải trí, vận tải hành khách.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ ngưỡng quy định trở lên theo từng lĩnh vực.
- Nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số có thể đăng ký tự nguyện áp dụng.
II. Trường hợp không bắt buộc áp dụng
- Kinh doanh online hoàn toàn qua các kênh trung gian như sàn thương mại điện tử, mạng xã hội, không có địa điểm bán hàng trực tiếp và không thuộc các lĩnh vực bắt buộc nêu trên.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng quy định và không thuộc các ngành nghề bắt buộc.
Trong các trường hợp này, người bán vẫn phải xuất hóa đơn điện tử theo các hình thức thông thường (hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) theo quy định chung.
III. Một số quy định quan trọng
1. Yêu cầu về máy tính tiền và hóa đơn
- Máy tính tiền phải có chức năng kết nối chuyển dữ liệu điện tử trực tiếp với cơ quan thuế.
- Ký hiệu hóa đơn điện tử tuân thủ quy định mới tại Thông tư 32/2025/TT-BTC.
- Nội dung trên hóa đơn phải ghi đúng thông tin người mua tùy theo đối tượng: ghi đầy đủ thông tin nếu người mua là doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh; không bắt buộc nếu là cá nhân không kinh doanh (trừ khi người mua yêu cầu).
2. Thời điểm xuất hóa đơn
- Nguyên tắc chung: Hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Trường hợp đặc thù: Đối với một số dịch vụ phát sinh thường xuyên, số lượng lớn (như suất ăn công nghiệp, dịch vụ vận tải taxi…), hóa đơn có thể được lập sau khi hoàn thành việc đối soát số liệu giữa các bên.
Ví dụ thực tế
- Một quán cà phê (lĩnh vực ăn uống) bán hàng online qua app và có cửa hàng vật lý: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế cho tất cả giao dịch.
- Shop chỉ bán quần áo qua livestream trên mạng xã hội, không có cửa hàng: Có thể sử dụng hóa đơn điện tử thông thường, không cần khởi tạo từ máy tính tiền.
Lưu ý quan trọng
- Thời hạn áp dụng: Các quy định mới có hiệu lực từ ngày 01/06/2025.
- Hóa đơn theo từng lần phát sinh: Hộ kinh doanh trong thời gian giải trình hoặc cần bổ sung hồ sơ có thể được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh, với điều kiện phải nộp đủ các loại thuế liên quan.
- Xử lý vi phạm: Mọi hành vi vi phạm quy định về hóa đơn sẽ bị xử phạt theo Luật Quản lý thuế 2019.
