Việc cộng dồn các lần đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) ở các tỉnh, thành phố khác nhau được thực hiện thông qua thủ tục gộp sổ BHXH. Quy trình này giúp thống nhất toàn bộ quá trình đóng vào một sổ duy nhất, đảm bảo quyền lợi liên tục cho người lao động.
I. Nguyên tắc cộng dồn thời gian đóng BHXH
- Cộng nối thời gian: Thời gian đóng BHXH không liên tục hoặc đóng tại nhiều nơi khác nhau sẽ được cộng dồn thành tổng thời gian đóng để làm căn cứ giải quyết chế độ.
- Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho mọi thời gian đóng tại các tỉnh, thành phố trên cả nước.
II. Hồ sơ và thủ tục gộp sổ BHXH
1. Thành phần hồ sơ
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Các sổ BHXH cũ cần gộp.
- Trường hợp làm qua đơn vị: Kèm thêm Mẫu D01-TS.
2. Cách thức nộp hồ sơ
- Trực tiếp: Nộp tại cơ quan BHXH cấp huyện/tỉnh hoặc Trung tâm phục vụ hành chính công.
- Qua bưu điện: Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích.
- Trực tuyến (Phổ biến nhất): Nộp qua Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc ứng dụng VssID (chọn dịch vụ Gộp sổ BHXH).
3. Thời hạn giải quyết
- Trường hợp thông thường: Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
- Trường hợp cần xác minh (khác tỉnh): Không quá 45 ngày.
III. Xử lý khi có thời gian đóng trùng nhau
- Nguyên tắc chung: Một người không được hưởng trùng chế độ. Nếu có thời gian đóng trùng BHXH, BHTN thì sẽ được hoàn trả tiền đóng thừa (không bao gồm tiền lãi) và giảm trùng quá trình đó.
- Thứ tự ưu tiên giữ lại sổ (theo Quyết định 505/QĐ-BHXH):
- Sổ đang hưởng chế độ hưu trí.
- Sổ đã hoặc đang hưởng chế độ tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp.
- Sổ đã hưởng BHXH 1 lần nhưng chưa hưởng BHTN.
- Sổ đã hưởng BHTN nhưng chưa hưởng BHXH 1 lần.
- Sổ có thời gian đóng, mức lương và thông tin chuẩn xác nhất.
IV. Kết quả nhận được
- 01 Sổ BHXH duy nhất đã ghi nhận tổng thời gian tham gia ở tất cả các nơi.
- Tiền hoàn trả cho thời gian đóng trùng (nếu có).
- Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS) đối với trường hợp đóng trùng.
Ví dụ thực tế
- Anh A làm việc ở Hà Nội 3 năm (đã chốt sổ), sau đó vào TP.HCM làm 4 năm và được cấp sổ mới. Khi làm thủ tục gộp sổ, cơ quan BHXH sẽ thu hồi 2 sổ cũ và cấp cho anh A một sổ duy nhất ghi nhận tổng thời gian đóng là 7 năm.
Lưu ý quan trọng
- Bắt buộc phải gộp sổ nếu có từ 2 sổ trở lên trước khi giải quyết các chế độ (như BHXH 1 lần, hưu trí, thất nghiệp).
- Nên kiểm tra kỹ thông tin cá nhân (Họ tên, ngày sinh, CMND/CCCD) trên các sổ trước khi gộp; nếu sai lệch cần làm thủ tục điều chỉnh thông tin trước.
- Người lao động có thể tự làm thủ tục hoặc nhờ công ty hiện tại hỗ trợ.
