Các chi phí hợp lý, được trừ khi tính thuế TNDN là những khoản chi thiết yếu phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định pháp luật về thuế.
I. Điều kiện chi phí được trừ
- Liên quan hoạt động kinh doanh: Khoản chi thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển.
- Chứng từ hợp pháp: Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Phương thức thanh toán: Đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), khi thanh toán hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt và có đầy đủ chứng từ thanh toán để chi phí được tính vào chi phí được trừ.
- Không thuộc danh mục loại trừ: Khoản chi không thuộc các khoản không được trừ theo quy định tạiĐiều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC đang còn hiệu lực.
II. Các loại chi phí được trừ chính
1. Chi phí nguyên vật liệu và hàng hóa
- Chi phí mua nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa phục vụ sản xuất kinh doanh trong phạm vi định mức mà doanh nghiệp xây dựng từ đầu kỳ/năm tài chính.
- Chi phí hàng hóa để bán.
- Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng hay do thiên tai lũ lụt.
2. Chi phí nhân công
- Tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động được ghi rõ trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính.
- Các khoản đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
- Chi phí ăn uống giữa ca, đi lại, nhà ở và các khoản hỗ trợ khác cho nhân viên.
- Các khoản phúc lợi cho người lao động được tính vào chi phí được trừ nhưng không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế/năm.
3. Chi phí khấu hao tài sản cố định
- Khấu hao tài sản cố định (máy móc, thiết bị, nhà cửa, công trình) phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Mở rộng các trường hợp tài sản cố định phục vụ người lao động được trích khấu hao (nhà nghỉ, nhà ăn, y tế, đào tạo, thư viện, nhà trẻ, khu thể thao).
4. Chi phí dịch vụ và hoạt động khác
- Chi phí thuê nhà, thuê tài sản phục vụ sản xuất kinh doanh.
- Chi phí lãi vay (có điều kiện).
- Chi phí đấu thầu, nghiên cứu thị trường, phát triển sản phẩm mới.
- Hàng khuyến mãi, quà tặng khách hàng (có điều kiện).
Ví dụ thực tế
- Doanh nghiệp mua máy móc sản xuất có hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT, chuyển khoản qua ngân hàng – khoản khấu hao đối với máy móc này đủ điều kiện là chi phí được trừ.
- Doanh nghiệp trả lương, thưởng cho lao động thể hiện rõ trong quy chế tài chính, hợp đồng lao động, có chứng từ thanh toán qua ngân hàng và bảng lương – chi phí lương này đủ điều kiện được trừ.
Lưu ý quan trọng
- Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các quy định mới về thuế TNDN khi có hiệu lực để áp dụng kịp thời” (vì hiện chưa có Luật Thuế TNDN 2025 ban hành).
- Doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng chứng từ, mục đích sử dụng và tính hợp lệ của từng khoản chi để đảm bảo tuân thủ.
- Các khoản chi không đáp ứng đủ điều kiện hoặc thuộc danh mục 37 khoản chi không được trừ sẽ bị loại khi quyết toán thuế.
- Cần lưu trữ đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp pháp để tránh rủi ro khi bị thanh tra thuế.
