Chi phí quảng cáo trên Facebook thanh toán bằng thẻ cá nhân chỉ được tính hợp lệ khi quyết toán thuế nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về chứng từ và phương thức thanh toán theo quy định pháp luật hiện hành.
I. Điều kiện để chi phí quảng cáo Facebook được trừ khi tính thuế TNDN
- Khoản chi thực tế phát sinh: Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Hóa đơn từ Facebook phải ghi đúng tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp.
- Bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt: Các khoản chi có hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng (chuyển khoản, thẻ, séc). Nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm chi phí trong kỳ phát sinh.
- Về thanh toán qua thẻ cá nhân: Thẻ thanh toán của cá nhân được coi là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, tuy nhiên cần có đầy đủ hồ sơ chứng minh khoản chi này thuộc về doanh nghiệp và có quy trình hoàn ứng rõ ràng.
II. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thanh toán chi phí quảng cáo qua thẻ cá nhân
Để khoản chi quảng cáo Facebook thanh toán qua thẻ cá nhân được chấp nhận, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ:
- Quy chế tài chính của công ty: Quy định việc ủy quyền cho cá nhân sử dụng thẻ cá nhân để thanh toán các khoản chi của công ty.
- Quyết định ủy quyền: Văn bản cụ thể nêu rõ họ tên, chức vụ của cá nhân được ủy quyền sử dụng tài khoản cá nhân cho mục đích công ty.
- Đề xuất và báo cáo: Đề xuất chạy quảng cáo được phê duyệt, báo cáo nghiệm thu kết quả quảng cáo, minh chứng hiệu quả kinh doanh.
- Chứng từ thanh toán và hoàn ứng: Sao kê tài khoản cá nhân thể hiện giao dịch thanh toán, chứng từ hoàn ứng của công ty cho cá nhân (chuyển khoản hoàn lại tiền cho nhân viên).
- Hóa đơn hợp lệ: Hóa đơn VAT từ Facebook ghi đúng thông tin doanh nghiệp (tên, địa chỉ, mã số thuế).
III. Quy định về thuế áp dụng cho quảng cáo Facebook
- Thuế nhà thầu nước ngoài: Từ 01/06/2022, các nhà cung cấp nước ngoài như Facebook, Google, TikTok tự đăng ký, kê khai và nộp thuế trực tiếp tại Việt Nam. Doanh nghiệp Việt Nam không phải khấu trừ và nộp thay.
- Thuế GTGT không được khấu trừ: Chi phí quảng cáo Facebook không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào vì đây là dịch vụ từ nhà cung cấp nước ngoài tự nộp thuế. Toàn bộ chi phí (bao gồm cả thuế GTGT) được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
- Cơ cấu thuế: Giá quảng cáo trên hóa đơn Facebook đã bao gồm 10% thuế GTGT và 5% thuế thu nhập doanh nghiệp (do Facebook thu thay và tự nộp cho cơ quan thuế Việt Nam).
IV. Cách lấy hóa đơn hợp lệ từ Facebook
- Cập nhật thông tin doanh nghiệp: Truy cập phần cài đặt thanh toán trong tài khoản quảng cáo Facebook, điền đầy đủ và chính xác tên công ty, địa chỉ, mã số thuế.
- Nhận hóa đơn VAT: Facebook tự động phát hành hóa đơn VAT sau mỗi kỳ thanh toán. Hóa đơn có thể tải về từ Trình quản lý quảng cáo hoặc nhận qua email đã đăng ký.
- Kiểm tra thông tin: Đảm bảo hóa đơn ghi đúng thông tin doanh nghiệp để được chấp nhận khi quyết toán thuế.
Ví dụ thực tế
Công ty A ủy quyền cho nhân viên B sử dụng thẻ cá nhân thanh toán 30 triệu đồng cho chiến dịch quảng cáo Facebook.
- Trường hợp KHÔNG hợp lệ: Nhân viên B thanh toán bằng thẻ cá nhân nhưng công ty không có quy chế tài chính, không có quyết định ủy quyền, không hoàn ứng qua ngân hàng cho nhân viên. Chi phí này sẽ KHÔNG được tính vào chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN.
- Trường hợp hợp lệ: Công ty có quy chế tài chính rõ ràng, có quyết định ủy quyền cho nhân viên B, có đề xuất và báo cáo nghiệm thu, có chứng từ chuyển khoản hoàn ứng cho nhân viên B, có hóa đơn VAT từ Facebook đứng tên công ty. Chi phí này được tính vào chi phí hợp lệ.
Lưu ý quan trọng
- Chi phí quảng cáo không bị giới hạn tỷ lệ 15% trên tổng chi phí được trừ (quy định giới hạn này đã bỏ từ năm 2015).
- Bắt buộc có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên. Nếu vi phạm, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm chi phí trong kỳ kế toán phát sinh.
- Thuế GTGT trên hóa đơn Facebook không được khấu trừ, toàn bộ giá trị hóa đơn (bao gồm thuế) được hạch toán vào chi phí kinh doanh.
- Cần đăng ký đầy đủ thông tin doanh nghiệp trên tài khoản quảng cáo Facebook ngay từ đầu để nhận hóa đơn hợp lệ, tránh phải điều chỉnh sau.
