Chi phí tiếp khách chuyển khoản nếu không có hóa đơn chứng từ hợp pháp thì không được hạch toán vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, trừ trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân không kinh doanh có bảng kê hợp lệ theo quy định.
I. Điều kiện để chi phí tiếp khách được hạch toán hợp lý
Chi phí tiếp khách chỉ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định. Trường hợp không có hóa đơn thì chỉ được ghi nhận trong kế toán quản trị nội bộ, không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN (trừ trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân không kinh doanh có bảng kê theo mẫu):
- Mục đích kinh doanh: Khoản chi phải thực tế phát sinh và phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chứng từ thay thế: Doanh nghiệp bắt buộc phải lập chứng từ thay thế hợp lệ, bao gồm: biên bản chi tiêu chi tiết, phiếu chi có đầy đủ thông tin, hoặc bảng kê chi tiết chi phí tiếp khách.
- Phê duyệt và xác nhận: Các chứng từ thay thế phải được ký xác nhận bởi người chịu trách nhiệm và người nhận chi phí.
- Hồ sơ minh chứng: Cần lưu giữ đầy đủ các hồ sơ liên quan để chứng minh tính hợp lý của khoản chi như thư mời đối tác, danh sách khách mời, chương trình sự kiện, v.v.
II. Hướng dẫn hạch toán chi phí tiếp khách
Chi phí tiếp khách được ghi nhận vào Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng, tùy thuộc vào việc khoản chi này liên quan đến bộ phận nào. Cụ thể, có thể hạch toán vào tài khoản chi tiết như 6428 – Chi phí bằng tiền khác.
1. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Định khoản kế toán như sau:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (hoặc TK 641)
- Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có hóa đơn hợp lệ)
- Có TK 111/112/131 – Tổng số tiền thanh toán
2. Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Định khoản kế toán như sau:
- Nợ TK 6421/6422 – Chi phí quản lý kinh doanh
- Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 111/112/141/331 – Tổng tiền thanh toán
III. Quy định về chứng từ thanh toán và các trường hợp đặc biệt
Đối với các hóa đơn, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Nếu đến thời điểm ghi nhận chi phí mà doanh nghiệp chưa thanh toán và sau đó thanh toán bằng tiền mặt, doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị này vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân không kinh doanh, doanh nghiệp được phép lập Bảng kê và không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Lưu ý quan trọng
- Chi phí không hợp lệ về thuế: Nếu một khoản chi phí có đủ chứng từ theo chế độ kế toán nhưng không được xem là chi phí hợp lệ theo quy định của pháp luật thuế, doanh nghiệp không ghi giảm chi phí trên sổ sách kế toán mà chỉ thực hiện điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế trong tờ khai quyết toán thuế TNDN cuối năm.
- Chi phí chơi golf: Chi phí này thường được xem là chi phí mang tính chất giải trí cá nhân, không phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh. Do đó, chi phí này không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Nếu chi phí này do công ty chi trả và ghi rõ tên cá nhân hưởng lợi, khoản chi sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của người đó.
- Ghi chép sổ sách: Doanh nghiệp cần ghi chú rõ ràng trong sổ sách kế toán về lý do không có hóa đơn và các chứng từ thay thế đi kèm để đảm bảo tính minh bạch khi cơ quan thuế kiểm tra.
