Chi phí tự sản xuất phần mềm để sử dụng nội bộ không phải tính vào doanh thu chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là nguyên tắc cơ bản được duy trì trong hệ thống thuế của Việt Nam.
I. Nguyên tắc xác định doanh thu chịu thuế TNDN
Theo quy định của pháp luật thuế TNDN, doanh thu chịu thuế là tổng số tiền thu được từ việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và các hoạt động kinh doanh khác. Khi doanh nghiệp tự sản xuất phần mềm để phục vụ hoạt động nội bộ, không có giao dịch mua bán thực tế xảy ra với bên thứ ba, do đó không phát sinh doanh thu cần phải chịu thuế.
II. Hạch toán và khấu trừ chi phí
1. Ghi nhận và hạch toán chi phí
Chi phí tự sản xuất phần mềm được xử lý như chi phí đầu tư hoặc chi phí hoạt động, tùy thuộc vào quy mô và mục đích sử dụng:
- Tài sản cố định vô hình: Nếu phần mềm có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài và đáp ứng các điều kiện ghi nhận tài sản cố định, chi phí sẽ được vốn hóa và trích khấu hao theo thời gian sử dụng hữu ích ước tính.
- Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh: Nếu phần mềm có giá trị nhỏ hoặc phục vụ mục đích ngắn hạn, chi phí có thể được hạch toán trực tiếp vào chi phí hoạt động trong kỳ.
Các chi phí này thường bao gồm chi phí nhân công trực tiếp (lương, bảo hiểm), vật liệu, chi phí dịch vụ thuê ngoài và các chi phí khác liên quan đến quá trình phát triển.
2. Điều kiện khấu trừ chi phí
Để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, các chi phí tự sản xuất phần mềm phải đáp ứng đủ các điều kiện:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
III. Trường hợp bán/chuyển nhượng phần mềm tự phát triển
Trong trường hợp doanh nghiệp sau này quyết định bán hoặc chuyển nhượng phần mềm tự phát triển cho bên thứ ba, lúc đó mới phát sinh doanh thu và phải tính thuế TNDN theo quy định. Khi đó, giá trị còn lại của phần mềm trên sổ sách kế toán sẽ được tính vào chi phí được trừ để xác định thu nhập tính thuế từ giao dịch này.
Lưu ý quan trọng
- Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu, chứng từ (như tài liệu thiết kế, quy trình phát triển, bảng chấm công, hóa đơn liên quan) để chứng minh cho việc tự sản xuất và làm cơ sở giải trình với cơ quan thuế khi cần thiết.
- Hoạt động sản xuất phần mềm có thể thuộc đối tượng hưởng ưu đãi thuế TNDN. Doanh nghiệp cần tham chiếu các quy định cụ thể như Thông tư số 13/2020/TT-BTTTT để xác định hoạt động của mình có đáp ứng điều kiện hay không.
