Hiện nay, khi đăng ký chi nhánh không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số mà chỉ cần xác thực điện tử; tuy nhiên, sau khi thành lập, chi nhánh phải dùng chữ ký số cho mọi giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước.
I. Yêu cầu xác thực điện tử khi đăng ký chi nhánh
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 30/06/2025), người ủy quyền và người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp (bao gồm cả chi nhánh) phải thực hiện xác thực điện tử để được cấp đăng ký. Trong trường hợp hệ thống xác thực điện tử bị gián đoạn, việc xác thực có thể được hoàn thành sau khi được cấp đăng ký.
II. Các trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số sau thành lập
1. Chi nhánh hạch toán độc lập
- Kê khai thuế điện tử: Bắt buộc sử dụng chữ ký số riêng để nộp các loại tờ khai thuế (GTGT, TNDN, TNCN) qua hệ thống của cơ quan thuế.
- Sử dụng hóa đơn điện tử: Phải dùng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 20/03/2025), thời điểm ký số không được chậm quá 01 ngày so với thời điểm lập hóa đơn.
- Kê khai BHXH điện tử: Cần chữ ký số để thực hiện các giao dịch với cơ quan Bảo hiểm xã hội.
2. Chi nhánh hạch toán phụ thuộc
Có thể sử dụng chung chữ ký số của công ty mẹ để thực hiện các giao dịch điện tử, không bắt buộc phải có chữ ký số riêng.
Ví dụ thực tế
Chi nhánh B (hạch toán độc lập) phát hành hóa đơn điện tử ngày 24/09/2025. Theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, chi nhánh phải sử dụng chữ ký số của mình để ký lên hóa đơn này chậm nhất là trong ngày 25/09/2025.
Lưu ý quan trọng
- Nguồn cung cấp chữ ký số: Phải mua từ các tổ chức được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép (VD: MISA, VNPT, FPT).
- Hóa đơn điện tử không bắt buộc có chữ ký số: Một số trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không bắt buộc có chữ ký số của người bán như: hóa đơn bán lẻ tại siêu thị cho cá nhân không kinh doanh, hóa đơn xăng dầu bán cho cá nhân không kinh doanh, hoặc hóa đơn dưới dạng tem, vé, thẻ.
- Sử dụng nhiều chữ ký số: Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số và cần đảm bảo đã cập nhật thông tin của tất cả chữ ký số hợp lệ lên hệ thống của Tổng cục Thuế.
