Doanh nghiệp muốn chứng từ khấu hao tài sản cố định hợp lệ cần tuân thủ các nguyên tắc quản lý, ghi nhận và báo cáo theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC, không có mẫu biểu cụ thể nhưng mọi ghi nhận phải đúng trình tự, phương pháp và thời gian khấu hao bắt buộc. Để hợp lệ, bộ hồ sơ TSCĐ và khấu hao cần có các chứng từ cốt lõi sau:
- Hóa đơn, hợp đồng mua TSCĐ.
- Biên bản giao nhận TSCĐ.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao hàng kỳ.
- Thẻ tài sản cố định.
I. Nguyên tắc quản lý và trích khấu hao TSCĐ
Để việc trích khấu hao được coi là hợp lệ, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Mỗi TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá, số hao mòn lũy kế và giá trị còn lại trên sổ sách kế toán.
- Việc trích khấu hao chỉ bắt đầu từ thời điểm tài sản cố định được ghi tăng trong sổ kế toán của doanh nghiệp.
- Tất cả TSCĐ hiện có của doanh nghiệp đều phải trích khấu hao, trừ các trường hợp được loại trừ.
- Chi phí khấu hao TSCĐ được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định.
II. Phương pháp và thời gian trích khấu hao
1. Phương pháp trích khấu hao
Doanh nghiệp được quyền lựa chọn một trong ba phương pháp trích khấu hao sau:
- Phương pháp khấu hao đường thẳng.
- Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh.
- Phương pháp khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm.
Doanh nghiệp tự quyết định phương pháp trích khấu hao, xây dựng quy chế và lưu tại doanh nghiệp, không cần thông báo cho cơ quan thuế. Phương pháp đã chọn phải được áp dụng nhất quán.
2. Thời gian trích khấu hao
Thời gian trích khấu hao TSCĐ phải dựa trên khung thời gian quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 45/2013/TT-BTC. Đối với TSCĐ đã qua sử dụng, thời gian khấu hao được xác định dựa trên giá trị hợp lý của tài sản và thời gian khấu hao của TSCĐ mới cùng loại, đảm bảo không vượt quá khung thời gian quy định.
III. Các trường hợp không phải trích khấu hao
Theo Điều 9 Thông tư 45/2013/TT-BTC, một số TSCĐ không phải trích khấu hao bao gồm:
- TSCĐ đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn đang sử dụng.
- TSCĐ không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (trừ TSCĐ thuê tài chính).
- TSCĐ không được quản lý, theo dõi, hạch toán trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp.
- TSCĐ sử dụng cho các hoạt động phúc lợi phục vụ người lao động.
Lưu ý quan trọng
Một số ý kiến có đề cập đến Thông tư 23/2023/TT-BTC. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng Thông tư này hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định tại cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước, không áp dụng trực tiếp cho các doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp.
