Khi chuyển công tác sang doanh nghiệp khác, người lao động cần thực hiện thủ tục chuyển sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) để đảm bảo quá trình tham gia được liên tục và bảo lưu quyền lợi.
I. Thủ tục tại công ty cũ
- Thông báo nghỉ việc: Tuân thủ thời hạn báo trước theo loại hợp đồng lao động (45 ngày, 30 ngày hoặc 3 ngày làm việc).
- Báo giảm lao động: Công ty cũ thực hiện báo giảm với hồ sơ gồm:
- Bản sao Hợp đồng lao động hoặc Quyết định nghỉ việc/chuyển công tác.
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS).
- Thời hạn giải quyết báo giảm: Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Chốt sổ BHXH: Sau khi báo giảm thành công, công ty thực hiện chốt sổ với hồ sơ:
- Sổ BHXH của người lao động.
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin (TK1-TS).
- Phiếu giao nhận hồ sơ (Mẫu 620).
- Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng (Mẫu DS-XNBS, nếu có).
- Thời hạn chốt sổ: Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (trường hợp hưu trí tối đa 7 ngày).
II. Thủ tục tại công ty mới
- Đăng ký tiếp nhận sổ BHXH: Công ty mới có trách nhiệm đăng ký tiếp nhận và tiếp tục đóng BHXH cho người lao động. Hồ sơ gồm:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS của người lao động nếu có thay đổi thông tin).
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS).
- Sổ BHXH hoặc tờ bìa sổ, các tờ rời (nếu có).
- Thời hạn đăng ký: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc ngày quyết định tuyển dụng có hiệu lực.
III. Cách thức nộp hồ sơ
- Nộp hồ sơ điện tử qua phần mềm kê khai của các tổ chức I-VAN hoặc Cổng dịch vụ công của BHXH Việt Nam.
- Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan BHXH quản lý.
- Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính.
IV. Thủ tục khi doanh nghiệp thay đổi trụ sở (khác quận/huyện)
- Tại cơ quan BHXH nơi đi: Doanh nghiệp báo giảm lao động, chốt sổ và đóng đủ tiền BHXH đến thời điểm chuyển đi, thực hiện thủ tục xác nhận công nợ.
- Tại cơ quan BHXH nơi đến: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi trụ sở, nộp hồ sơ đăng ký chuyển địa bàn, kèm theo thông báo chuyển địa điểm và các biểu mẫu quy định (TK3-TS, D02-TS).
Lưu ý quan trọng
- Thời hạn trả sổ: Người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng và trả lại sổ BHXH trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động (trường hợp đặc biệt không quá 30 ngày).
- Cơ cấu tổ chức mới: Từ ngày 01/03/2025, hệ thống BHXH chuyển sang mô hình quản lý 3 cấp (Trung ương – Khu vực – Huyện). Doanh nghiệp cần cập nhật địa chỉ và cơ quan quản lý thu mới để nộp hồ sơ chính xác.
- Người lao động cần cung cấp mã số BHXH chính xác cho công ty mới để tránh tình trạng trùng sổ hoặc gián đoạn quyền lợi.
