Khi chuyển công ty, người lao động không cần làm lại sổ bảo hiểm xã hội (BHXH). Bạn chỉ cần thực hiện các thủ tục chuyển sổ BHXH từ công ty cũ sang công ty mới để đảm bảo quá trình đóng bảo hiểm được liên tục và quyền lợi được bảo toàn.
I. Quy trình chuyển sổ BHXH khi chuyển công ty
1. Thủ tục tại công ty cũ
- Thông báo nghỉ việc: Người lao động thông báo nghỉ việc cho công ty theo đúng thời hạn quy định trong hợp đồng lao động: 45 ngày, 30 ngày hoặc 3 ngày làm việc tuỳ loại hợp đồng.
- Báo giảm lao động cho cơ quan BHXH: Doanh nghiệp thực hiện thủ tục báo giảm theo mẫu biểu của BHXH, chủ yếu qua giao dịch điện tử. Người lao động không cần nộp lại hợp đồng lao động hay quyết định nghỉ việc.Thời hạn xử lý báo giảm: Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
- Chốt sổ BHXH: Sau khi báo giảm, công ty cũ thực hiện thủ tục chốt sổ với các hồ sơ:
- Sổ bảo hiểm của người lao động chấm dứt hợp đồng lao động.
- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (TK1-TS).
- Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 620.
- Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN (nếu có – Mẫu DS-XNBS).
Thời hạn chốt sổ: Người sử dụng lao động phải hoàn thành việc xác nhận thời gian đóng BHXH và trả sổ BHXH cho người lao động trong vòng 14 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng (trường hợp đặc biệt có thể tối đa 30 ngày).
2. Thủ tục tại công ty mới
- Trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động hoặc có quyết định tuyển dụng, công ty mới phải đăng ký BHXH cho người lao động.
- Người lao động cung cấp:
- Mã số BHXH cá nhân cho công ty mới.
- Kê khai Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Công ty mới lập hồ sơ báo tăng gồm:
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, TNLĐ-BNN (mẫu D02-LT).
- Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS).
- Hình thức nộp hồ sơ:
- Nộp online qua cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam.
- Nộp hồ sơ qua bưu điện.
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH.
II. Đối tượng được chuyển BHXH
- Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên.
- Người lao động làm việc theo hợp đồng có thời hạn từ đủ 1 tháng đến dưới 3 tháng.
- Công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam có giấy tờ hợp pháp và hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc từ đủ 1 năm trở lên.
Lưu ý quan trọng
- Mỗi người lao động chỉ có một mã số BHXH duy nhất suốt đời. Không cần làm mới sổ khi chuyển công ty.
- Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH và trả lại sổ BHXH trong vòng 14 ngày làm việc từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động (có thể kéo dài không quá 30 ngày trong trường hợp đặc biệt).
- Trường hợp công ty cũ không chốt sổ BHXH cho người lao động là vi phạm. Người lao động có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện lên cơ quan có thẩm quyền.
- Nên thực hiện việc chuyển sổ BHXH ngay để tránh gián đoạn quyền lợi bảo hiểm.
