Chuyển khoản không ghi rõ nội dung thanh toán vẫn có thể được chấp nhận, nhưng chứng từ phải thể hiện đầy đủ thông tin bên mua, bên bán và số tiền để hợp lệ cho khấu trừ thuế GTGT từ 1/7/2025.
I. Điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ
- Ngưỡng áp dụng: Áp dụng cho các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT). Ngưỡng 20 triệu đồng trước đây không còn áp dụng.
- Thông tin trên chứng từ: Chứng từ thanh toán (sao kê ngân hàng, giấy báo Nợ…) phải thể hiện được tên, số tài khoản của bên chuyển và bên nhận, số tiền thanh toán khớp với giá trị trên hóa đơn.
- Trường hợp mua nhiều lần trong ngày: Nếu một doanh nghiệp mua hàng nhiều lần trong cùng một ngày từ cùng một nhà cung cấp với tổng giá trị thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên, thì tất cả các lần mua đó đều phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt.
II. Thời điểm và phạm vi áp dụng
- Thời điểm hiệu lực: Quy định mới được áp dụng thống nhất từ ngày 01/07/2025.
- Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho tất cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thực hiện kê khai, khấu trừ thuế GTGT.
III. Ngoại lệ và các trường hợp đặc biệt
- Bù trừ công nợ: Phải có biên bản đối chiếu công nợ và hợp đồng quy định rõ phương thức thanh toán này. Phần giá trị chênh lệch còn lại từ 5 triệu đồng trở lên sau khi bù trừ vẫn phải chuyển khoản.
- Thanh toán qua bên thứ ba: Phải có hợp đồng ủy quyền thanh toán, trong đó nêu rõ bên thứ ba sẽ thanh toán cho bên bán.
- Thanh toán bằng tài sản khác: Như cổ phiếu, trái phiếu, phải được quy định cụ thể trong hợp đồng.
- Nộp tiền vào ngân sách nhà nước: Trường hợp doanh nghiệp nộp tiền vào tài khoản Kho bạc Nhà nước theo quyết định cưỡng chế của cơ quan thuế vẫn được khấu trừ.
IV. Rủi ro khi không tuân thủ
- Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho hóa đơn liên quan.
- Chi phí của hóa đơn đó sẽ bị loại khi quyết toán thuế TNDN.
- Có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, chứng từ kế toán.
Ví dụ thực tế
- Được chấp nhận: Chuyển khoản ghi nội dung “Công ty A thanh toán tiền hàng cho Công ty B”. Sao kê ngân hàng thể hiện rõ tên, số tài khoản của Công ty A và Công ty B, số tiền khớp với hóa đơn.
- Có thể bị từ chối: Chuyển khoản chỉ ghi “Chuyển tiền”, “Thanh toán” mà không thể hiện thông tin bên bán trên chứng từ ngân hàng, gây khó khăn cho việc xác minh. Mặc dù không tự động bị loại, doanh nghiệp sẽ phải giải trình và cung cấp thêm hồ sơ khi được yêu cầu.
Lưu ý quan trọng
- Doanh nghiệp nên chủ động ghi rõ nội dung thanh toán để dễ dàng đối chiếu và giảm thiểu rủi ro khi thanh tra, kiểm tra.
- Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác như thanh toán qua ví điện tử, thẻ ngân hàng (credit/debit card) cũng được chấp nhận nếu sao kê thể hiện đủ thông tin giao dịch.
- Cơ quan thuế có quyền yêu cầu cung cấp thêm hồ sơ (hợp đồng, biên bản giao nhận…) để xác minh tính hợp lệ của giao dịch nếu có nghi ngờ.
- Mục tiêu của quy định là tăng cường tính minh bạch, chống gian lận hóa đơn và rửa tiền.
