Doanh nghiệp không bắt buộc phải sử dụng phần mềm kế toán được Bộ Tài chính phê duyệt. Tuy nhiên, phần mềm lựa chọn phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý theo quy định hiện hành, nhất là các cập nhật quan trọng từ năm 2025.
I. Chính sách mới và yêu cầu cập nhật từ năm 2025
1. Hỗ trợ cung cấp phần mềm kế toán miễn phí
Theo Nghị quyết 198/2025/QH15, Nhà nước triển khai chính sách cung cấp miễn phí nền tảng số tích hợp cho: doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh. Các giải pháp miễn phí bao gồm:
- Phần mềm kế toán đáp ứng tiêu chuẩn.
- Tích hợp giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Tích hợp dịch vụ chữ ký số.
Bộ Tài chính được giao trách nhiệm tổ chức mua sắm và cung cấp các giải pháp này.
2. Yêu cầu về hóa đơn điện tử và lưu trữ dữ liệu
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 01/06/2025), phần mềm kế toán cần có các tính năng quan trọng:
- Tích hợp hóa đơn điện tử: Bắt buộc kết nối với hệ thống hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đặc biệt đối với hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm và các doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ, nhà hàng, khách sạn.
- Lưu trữ đám mây: Phải có khả năng lưu trữ và sao lưu dữ liệu kế toán trên nền tảng điện toán đám mây theo quy định.
II. Điều kiện chung đối với phần mềm kế toán
- Tuân thủ quy trình kế toán: Phần mềm cần thiết lập đúng quy trình nghiệp vụ, không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc kế toán và thông tin trên báo cáo tài chính.
- Bảo mật và an toàn dữ liệu: Thông tin kế toán phải được bảo vệ khỏi truy cập trái phép, có cơ chế sao lưu và khôi phục an toàn.
- Phù hợp với đặc thù doanh nghiệp: Phần mềm cần tương thích với quy mô, ngành nghề và hệ thống quản lý của doanh nghiệp.
Lưu ý quan trọng
- Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm pháp lý về việc lựa chọn và sử dụng phần mềm, đảm bảo tính chính xác của số liệu và tuân thủ quy định lưu trữ.
- Từ năm 2025, việc điều chỉnh số liệu kế toán phải thực hiện theo nguyên tắc hồi tố và ghi rõ lý do trong sổ kế toán.
