Từ 01/06/2025, doanh nghiệp và hộ kinh doanh không bắt buộc phải lưu giữ hóa đơn giấy khi nộp thuế GTGT nếu đã sử dụng hóa đơn điện tử và đảm bảo lưu trữ đúng quy định. Tuy nhiên, hóa đơn giấy vẫn phải bảo quản bản gốc theo thời hạn lưu trữ nếu chưa chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
I. Quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn từ 01/06/2025
- Hóa đơn điện tử: Không cần lưu giữ bản giấy khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử, đảm bảo an toàn, bảo mật, toàn vẹn thông tin.
- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp như server riêng hoặc lưu trữ đám mây.
- Phải sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
- Hóa đơn giấy:
- Bắt buộc lưu trữ bản gốc nếu chưa chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
- Thời hạn lưu trữ: Hóa đơn sử dụng cho ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu tối thiểu 10 năm; hóa đơn không dùng trực tiếp phải lưu 12 tháng kể từ khi kết thúc năm kế toán.
II. Đối tượng đặc biệt
- Hộ kinh doanh:
- Phần lớn trường hợp phải dùng hóa đơn điện tử, trừ những trường hợp đặc biệt do cơ quan thuế cấp hóa đơn cho từng lần phát sinh.
- Khi sử dụng hóa đơn điện tử, phải tuân thủ quy định lưu trữ điện tử như doanh nghiệp.
- Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in:
- Hóa đơn chưa lập: Lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ chứng từ có giá.
- Hóa đơn đã lập: Lưu trữ theo quy định với các đơn vị kế toán hoặc như tài sản riêng nếu không phải đơn vị kế toán.
III. Chế tài và tiêu hủy hóa đơn
- Vi phạm lưu trữ hóa đơn: Có thể bị phạt đến 25 triệu đồng.
- Tiêu hủy hóa đơn: Được phép thực hiện sau khi hết thời hạn lưu trữ.
IV. Điểm mới quan trọng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
- Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy: Được phép chuyển đổi khi có yêu cầu.
- Bổ sung đối tượng đăng ký hóa đơn điện tử: Thêm cơ quan thuế, cơ quan xử lý tài sản công, nhà cung cấp nước ngoài đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Quy định về ngừng sử dụng hóa đơn điện tử: Cụ thể các trường hợp như tạm ngừng kinh doanh, lập hóa đơn bán khống, trốn thuế, hoặc thuộc diện rủi ro cao về thuế.
Ví dụ thực tế
- Công ty X: Sử dụng hóa đơn điện tử, lưu file trên cloud, không cần lưu bản giấy nếu đáp ứng điều kiện lưu trữ điện tử.
- Cửa hàng Y: Vẫn dùng hóa đơn giấy, bắt buộc lưu bản gốc tối thiểu 10 năm nếu dùng cho sổ sách kế toán.
Lưu ý quan trọng
- Từ 01/06/2025, quy định mới của Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực.
- Đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử và lưu trữ đúng cách thì không cần in/lưu bản giấy.
- Hóa đơn giấy lập trước đây vẫn phải lưu trữ đủ thời hạn theo quy định.
