Có, việc giữ lại hợp đồng gốc khi sửa đổi thuế giá trị gia tăng (VAT) trong hợp đồng là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý và phục vụ kiểm tra thuế.
I. Lý do bắt buộc phải giữ hợp đồng gốc khi sửa VAT
- Hợp đồng gốc là căn cứ pháp lý không thể thiếu: Theo Khoản 3 Điều 421 Bộ luật Dân sự 2015, việc sửa đổi hợp đồng phải tuân theo hình thức của hợp đồng ban đầu. Do đó, phụ lục sửa đổi VAT phải được lập bằng văn bản và chỉ có giá trị khi đối chiếu với hợp đồng gốc.
- Yêu cầu về hóa đơn, chứng từ kế toán: Hồ sơ gồm hợp đồng gốc và phụ lục là căn cứ để xuất hóa đơn điều chỉnh VAT. Hồ sơ phải nhất quán để phục vụ kê khai, quyết toán thuế theo quy định về hóa đơn, chứng từ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
II. Quy trình sửa đổi VAT và lưu trữ hồ sơ
- Lập phụ lục hợp đồng: Soạn thảo và ký kết phụ lục ghi rõ nội dung điều chỉnh thuế suất VAT (ví dụ: thay đổi từ 8% lên 10%).
- Xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh: Dựa trên phụ lục, kế toán xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Lưu trữ bộ hồ sơ hoàn chỉnh: Lưu trữ đồng bộ ba loại tài liệu: Hợp đồng gốc, Phụ lục hợp đồng điều chỉnh VAT, và Hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp A ký hợp đồng mua thiết bị ngày 01/01/2025 (VAT 8%). Ngày 15/07/2025, hai bên ký phụ lục điều chỉnh VAT lên 10%. Doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ hợp đồng gốc, phụ lục và hóa đơn điều chỉnh ít nhất đến hết năm 2035 (10 năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm của giao dịch).
III. Thời hạn lưu trữ tài liệu
| Loại tài liệu | Thời hạn tối thiểu | Căn cứ pháp lý |
|---|---|---|
| Hợp đồng, Phụ lục, Chứng từ kế toán | 10 năm | Luật Kế toán 2015 (Điều 41); Nghị định 174/2016/NĐ-CP (Điều 12) |
| Hợp đồng bất động sản công chứng | 30 năm (từ 01/07/2025) | Luật Công chứng 2024 |
| Tài liệu có giá trị lịch sử/ngân sách | Vĩnh viễn | Nghị định 174/2016/NĐ-CP |
Cập nhật từ Luật Lưu trữ 2024
Luật Lưu trữ 2024 (có hiệu lực từ 01/07/2025) đưa ra khung pháp lý mới về thời hạn lưu trữ tài liệu, từ tối thiểu 02 năm đến tối đa 70 năm. Dù quy định chuyên ngành như Luật Kế toán vẫn được ưu tiên cho chứng từ kế toán, doanh nghiệp cần lưu ý luật này cho các hồ sơ khác.
IV. Rủi ro nếu không tuân thủ
- Xử phạt hành chính: Phạt tiền từ 5 đến 20 triệu đồng nếu vi phạm quy định về lưu trữ chứng từ kế toán (theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP).
- Rủi ro về thuế: Hóa đơn điều chỉnh không có hợp đồng gốc và phụ lục đi kèm có thể bị coi là không hợp lệ, dẫn đến bị loại chi phí, truy thu thuế và phạt chậm nộp.
V. Quy định về lưu trữ tài liệu điện tử
Với xu hướng số hóa, việc lưu trữ tài liệu điện tử phải đảm bảo giá trị pháp lý. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 và Luật Lưu trữ 2024 (cùng có hiệu lực từ 01/07/2025), các yêu cầu chính bao gồm:
- Giá trị pháp lý: Tài liệu lưu trữ điện tử có giá trị pháp lý như tài liệu giấy nếu đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật.
- Yêu cầu sao lưu (Backup): Phải sao lưu dữ liệu để phòng ngừa rủi ro mất mát, hư hỏng. Luật Lưu trữ 2024 yêu cầu hồ sơ lưu trữ điện tử phải được sao lưu định kỳ.
- Tính toàn vẹn: Phải đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và khả năng truy cập của dữ liệu trong suốt thời hạn lưu trữ.
