Doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử ngay từ khi bắt đầu hoạt động kinh doanh theo quy định pháp luật hiện hành.
I. Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Để đăng ký, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Lập Tờ khai: Doanh nghiệp lập Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
- Nộp hồ sơ: Nộp tờ khai qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Chờ kết quả: Cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong vòng 3-5 ngày làm việc.
II. Một số quy định mới nổi bật từ 01/06/2025
- Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Bắt buộc áp dụng với hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng.
- Xử lý hóa đơn sai sót: Không được hủy hóa đơn có sai sót mà phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Ủy nhiệm lập hóa đơn: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được ủy nhiệm cho bên thứ ba đủ điều kiện để lập hóa đơn điện tử.
- Lưu trữ và tiêu hủy: Hóa đơn điện tử được lưu trữ bằng phương tiện điện tử và được phép tiêu hủy khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định.
- Thời điểm lập hóa đơn: Có thay đổi về thời điểm lập hóa đơn đối với một số dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên như điện, nước, viễn thông.
Lưu ý quan trọng
- Doanh nghiệp không được tự ý sử dụng hóa đơn giấy nếu không có văn bản chấp thuận của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc như: mã số thuế, thông tin người mua/bán, thời điểm lập, chữ ký số hợp lệ… và phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.
- Xử phạt vi phạm: Hành vi không đăng ký hoặc sử dụng hóa đơn điện tử không đúng quy định có thể bị phạt tiền từ 2-5 triệu đồng.
Ví dụ thực tế
Công ty A thành lập vào tháng 9/2025. Ngay sau khi được cấp mã số thuế, Công ty A phải tiến hành lập và nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Công ty chỉ được xuất hóa đơn điện tử sau khi nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế.
