Doanh nghiệp không bắt buộc phải thông báo cho ngân hàng khi thay đổi con dấu, nhưng nên thực hiện để đảm bảo giao dịch không bị gián đoạn. Ngoài ra, việc thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh là bắt buộc.
I. Nghĩa vụ với cơ quan nhà nước
- Nghĩa vụ thông báo: Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp hoàn toàn tự quyết về việc thay đổi hoặc tạo mẫu con dấu mới mà không cần thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan nhà nước nào khác.
- Trách nhiệm quản lý: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm quản lý việc sử dụng và lưu giữ con dấu. Con dấu phải được bảo quản tại trụ sở chính của doanh nghiệp.
II. Yêu cầu từ phía ngân hàng và hậu quả
1. Yêu cầu cập nhật từ ngân hàng
- Mặc dù không có luật định, hầu hết các ngân hàng đều có quy định nội bộ yêu cầu doanh nghiệp phải cập nhật mẫu dấu mới để đảm bảo tính xác thực cho các giao dịch quan trọng như uỷ nhiệm chi, hợp đồng tín dụng, bảo lãnh…
- Khi được yêu cầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ liên quan như: văn bản thông báo thay đổi, mẫu dấu mới, và các tài liệu chứng minh việc thay đổi.
2. Hậu quả nếu không thông báo
- Giao dịch bị từ chối: Ngân hàng có quyền từ chối thực hiện giao dịch (ví dụ: rút tiền, chuyển khoản) nếu con dấu trên chứng từ không khớp với mẫu dấu đã đăng ký trong hồ sơ.
- Rủi ro pháp lý: Có thể phát sinh tranh chấp về tính hợp lệ của các giao dịch đã thực hiện bằng con dấu mới nhưng chưa được đăng ký, gây khó khăn trong việc chứng minh và giải quyết.
Lưu ý quan trọng
- Nên chủ động liên hệ và thông báo cho ngân hàng ngay khi có sự thay đổi về con dấu để tránh gián đoạn hoạt động.
- Kiểm tra kỹ các điều khoản về con dấu trong hợp đồng mở tài khoản và các hợp đồng khác đã ký với ngân hàng.
- Nên giữ lại con dấu cũ trong một thời gian để phục vụ việc đối chiếu, xử lý các vấn đề phát sinh nếu cần.
