Doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ nhà riêng làm trụ sở công ty nếu đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật về địa chỉ, giấy tờ pháp lý và quy hoạch.
I. Điều kiện sử dụng nhà riêng làm trụ sở
1. Về địa chỉ
- Địa chỉ phải xác định rõ 4 cấp hành chính: số nhà, đường/phố, phường/xã, quận/huyện.
- Không được đặt trụ sở tại chung cư chỉ có chức năng để ở: Theo Luật Nhà ở 2014, cấm sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở. Doanh nghiệp chỉ có thể đặt trụ sở tại phần diện tích dùng cho mục đích thương mại trong các tòa nhà chung cư hỗn hợp.
2. Về giấy tờ chứng minh
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở (Sổ đỏ) nếu nhà thuộc sở hữu.
- Hợp đồng thuê nhà có hiệu lực pháp lý nếu đi thuê.
3. Về sự phù hợp quy hoạch
Nhà riêng sử dụng làm trụ sở không được nằm trong khu vực cấm kinh doanh theo quy hoạch của địa phương.
II. Quy định về thay đổi địa chỉ trụ sở
1. Căn cứ pháp lý chính
| Văn bản | Nội dung chính |
|---|---|
| Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 | Trụ sở chính phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ xác định, số điện thoại. |
| Điều 6 Luật Nhà ở 2014 | Cấm sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở. |
| Nghị định 168/2025/NĐ-CP | Quy định chi tiết thủ tục, hồ sơ và thời hạn đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở. |
2. Thủ tục khi thay đổi địa chỉ trụ sở
- Hồ sơ: Bao gồm giấy đề nghị đăng ký thay đổi và nghị quyết/quyết định của chủ sở hữu công ty.
- Thời hạn xử lý: 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Thủ tục với cơ quan thuế: Nếu việc thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục với cơ quan thuế trước khi đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Ví dụ thực tế
Công ty A muốn đặt trụ sở tại nhà riêng ở địa chỉ: Số 10, ngõ 20, đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Trung, quận Thanh Xuân, Hà Nội. Công ty cần cung cấp hợp đồng thuê nhà hợp pháp và địa chỉ này không thuộc khu vực cấm kinh doanh. Khi đăng ký, địa chỉ này được chấp thuận.
Lưu ý quan trọng
- Biển hiệu công ty: Phải treo biển hiệu tại trụ sở theo đúng quy định.
- Quyền và nghĩa vụ: Việc thay đổi địa chỉ trụ sở không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.
- Thay đổi do địa giới hành chính: Doanh nghiệp nên chủ động cập nhật địa chỉ khi có sự thay đổi về địa giới hành chính. Thủ tục này thường được miễn lệ phí.
