Bạn không được phép sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, trừ một số trường hợp ngoại lệ rất cụ thể theo quy định hiện hành. Dưới đây là phân tích chi tiết về quy định này để bạn nắm rõ cách áp dụng.
I. Quy định về việc sử dụng hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử
1. Nguyên tắc chung
- Cấm sử dụng đồng thời: Khi doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, không được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy cho cùng hoạt động kinh doanh.
- Chuyển đổi hình thức: Muốn chuyển từ hóa đơn giấy sang điện tử (hoặc ngược lại), phải thông báo với cơ quan thuế và thực hiện hủy bỏ các hóa đơn chưa sử dụng theo quy trình quy định.
2. Ngoại lệ được phép dùng song song
- Trường hợp sự cố kỹ thuật: Khi hệ thống hóa đơn điện tử gặp sự cố (như mất điện, phần mềm lỗi…) có xác nhận bằng văn bản, có thể tạm thời sử dụng hóa đơn giấy, nhưng tối đa 30 ngày và phải được cơ quan thuế chấp thuận.
- Chuyển đổi hệ thống phần mềm: Khi doanh nghiệp đang trong quá trình nâng cấp, chuyển đổi hệ thống hóa đơn, nếu được cơ quan thuế phê duyệt bằng văn bản thì có thể dùng song song trong thời gian ngắn.
Ví dụ thực tế
Một cửa hàng sử dụng hóa đơn điện tử bị hỏng máy tính tiền, có xác nhận từ trung tâm bảo hành, được phép dùng tạm hóa đơn giấy trong 20 ngày cho đến khi hệ thống được khắc phục.
II. Quy định mới từ 01/6/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
- Nguyên tắc cấm vẫn giữ nguyên: Nghị định mới tiếp tục nghiêm cấm việc sử dụng song song hai loại hóa đơn, không thay đổi quy định gốc.
- Tăng mức xử phạt: Hành vi dùng hóa đơn không đúng loại đã đăng ký sẽ bị phạt tiền từ 10 đến 20 triệu đồng.
- Mở rộng đối tượng bắt buộc: Hóa đơn điện tử sẽ bắt buộc áp dụng cho hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên.
Lưu ý quan trọng
- Không tự ý chuyển đổi hình thức hóa đơn: Mọi thay đổi trong việc đăng ký sử dụng hóa đơn phải có sự chấp thuận của cơ quan thuế và phải được lập thành văn bản.
- Chỉ dùng 1 hình thức hóa đơn duy nhất: Kể cả hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cũng chỉ được sử dụng duy nhất hình thức đã đăng ký, không dùng song song với hóa đơn giấy.
