Không được gộp nhiều đơn hàng vào một hóa đơn điện tử, trừ một số trường hợp đặc biệt do pháp luật quy định. Dưới đây là chi tiết các nguyên tắc và ngoại lệ khi xuất hóa đơn điện tử.
I. Nguyên tắc chung khi xuất hóa đơn điện tử
- Người bán không được gộp nhiều hóa đơn bán hàng trong tháng thành một hóa đơn điện tử duy nhất để xuất cho khách hàng.
- Việc lập hóa đơn phải tuân thủ nguyên tắc “một giao dịch – một hóa đơn”. Mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn riêng biệt và ghi đầy đủ nội dung theo quy định.
II. Các trường hợp ngoại lệ được phép xuất gộp hóa đơn điện tử
- Dịch vụ viễn thông: Được phép xuất gộp hóa đơn khi khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT hoặc không cung cấp đầy đủ thông tin. Cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, người bán lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ mà người mua không lấy hóa đơn.
- Dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm: Được phép xuất gộp hóa đơn cuối ngày hoặc cuối tháng cho người mua là cá nhân không kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh không có nhu cầu lấy hóa đơn. Hóa đơn tổng được lập căn cứ vào thông tin chi tiết của từng giao dịch phát sinh trong kỳ.
- Thương mại bán lẻ và dịch vụ ăn uống: Các cơ sở kinh doanh theo mô hình hệ thống cửa hàng được xuất gộp hóa đơn cuối ngày cho các giao dịch bán hàng cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh.
- Thu phí đường bộ không dừng: Có thể lập hóa đơn điện tử định kỳ, chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí.
- Cơ sở y tế/khám chữa bệnh: Các cơ sở sử dụng phần mềm quản lý có thể xuất gộp hóa đơn cuối ngày nếu khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn. Nếu khách hàng yêu cầu, cơ sở y tế phải lập hóa đơn riêng.
- Các dịch vụ có đối soát dữ liệu phức tạp: Đối với các dịch vụ phát sinh thường xuyên, số lượng lớn cần đối soát (vận tải đường sắt, quảng cáo truyền hình, thương mại điện tử, ngân hàng, chứng khoán, xổ số điện toán…), được lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành đối soát nhưng không quá ngày 07 của tháng sau hoặc 07 ngày từ khi kết thúc kỳ quy ước.
III. Mức xử phạt khi xuất hóa đơn sai quy định
- Phạt cảnh cáo: Đối với trường hợp lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không gây chậm nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng: Khi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.
- Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng: Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm.
IV. Các quy định và lưu ý khác
Bán hàng qua sàn thương mại điện tử
Không được xuất gộp hóa đơn. Phải xuất hóa đơn ngay khi đơn hàng được giao thành công đến người mua vì đây là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa.
Hàng hóa biếu, tặng
Phải xuất hóa đơn như bán hàng thông thường và không được xuất gộp. Tuy nhiên, đối với trường hợp biếu tặng nhân viên nội bộ, có thể lập một hóa đơn chung kèm theo danh sách nhân viên.
Lập bảng kê kèm theo hóa đơn gộp
Khi xuất hóa đơn gộp, nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một hóa đơn, người bán có thể lập bảng kê kèm theo. Bảng kê phải có đầy đủ thông tin cần thiết theo quy định.
Ví dụ thực tế
Khi khách hàng mua hàng vào các ngày 5, 15 và 25 trong tháng, doanh nghiệp cần xuất 3 hóa đơn riêng biệt tại từng thời điểm giao hàng. Không được gộp thành 1 hóa đơn cuối tháng, trừ trường hợp thuộc nhóm ngoại lệ nêu trên.
