Hóa đơn điện tử được phân loại dựa trên quy định pháp luật hiện hành, bao gồm các loại khác nhau tùy theo phương thức phát hành, ký hiệu mẫu số và hình thức khởi tạo. Dưới đây là các loại hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay.
I. Phân loại theo phương thức phát hành
1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Đặc điểm: Được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn trước khi gửi cho người mua. Dữ liệu hóa đơn được tự động đồng bộ lên hệ thống của cơ quan thuế.
- Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có rủi ro cao về thuế; các trường hợp đăng ký sử dụng tự nguyện; nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.
2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
- Đặc điểm: Doanh nghiệp tự phát hành sau khi đăng ký với cơ quan thuế, không cần mã xác thực cho từng hóa đơn. Doanh nghiệp phải tự chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
- Đối tượng áp dụng: Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoạt động trong các lĩnh vực như điện lực, xăng dầu, viễn thông, tín dụng, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, vận tải… đáp ứng đủ điều kiện.
II. Phân loại theo ký hiệu mẫu số (Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC)
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được xác định bằng một chữ số từ 1 đến 6:
- Ký hiệu mẫu số 1: Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), áp dụng cho các tổ chức, cá nhân khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Ký hiệu mẫu số 2: Hóa đơn bán hàng, áp dụng cho các tổ chức, cá nhân khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
- Ký hiệu mẫu số 3: Hóa đơn điện tử bán tài sản công.
- Ký hiệu mẫu số 4: Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
- Ký hiệu mẫu số 5: Các loại hóa đơn điện tử khác, bao gồm tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử.
- Ký hiệu mẫu số 6: Các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn, bao gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
III. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Áp dụng từ ngày 01/06/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Đặc điểm: Tích hợp với hệ thống POS/ERP, tự động chuyển dữ liệu về Tổng cục Thuế. Hóa đơn có thể thuộc loại có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
- Đối tượng bắt buộc áp dụng: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh bán lẻ, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại, siêu thị, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách…). Cụ thể với hộ kinh doanh, phải đáp ứng một trong ba tiêu chí: nộp thuế khoán có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, nộp thuế theo phương pháp kê khai, hoặc đang sử dụng máy tính tiền.
Ví dụ thực tế
- Hóa đơn có mã: Ký hiệu 1C25TAA là hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế được lập năm 2025.
- Hóa đơn không mã: Ký hiệu 1K25TYY là hóa đơn GTGT không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2025.
- Hóa đơn từ máy tính tiền: Hệ thống cửa hàng tiện lợi, siêu thị phát hành hóa đơn tự động cho khách hàng ngay khi thanh toán.
Lưu ý quan trọng
- Ký hiệu hóa đơn: Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn được thể hiện chung bằng một chuỗi 7 ký tự. Ký tự đầu tiên là ký hiệu mẫu số (1-6), 6 ký tự tiếp theo là ký hiệu hóa đơn.
- Thời hạn lưu trữ: Tối thiểu 10 năm dưới dạng điện tử nguyên gốc.
- Chế tài vi phạm: Hành vi phát hành hóa đơn trái quy định có thể bị phạt tiền đến 20 triệu đồng.
