Không cần lập hợp đồng mua bán mới khi xuất hóa đơn GTGT điều chỉnh; doanh nghiệp chỉ cần lập hóa đơn điều chỉnh để sửa sai sót trên hóa đơn đã lập mà không thay đổi điều khoản giao dịch gốc.
I. Có phải lập hợp đồng mới khi điều chỉnh hóa đơn không?
Không, doanh nghiệp không phải lập hợp đồng mua bán mới khi xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh chỉ được sử dụng để sửa chữa các sai sót trên hóa đơn đã lập mà không làm thay đổi bản chất giao dịch kinh tế hay các điều khoản của hợp đồng ban đầu.
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, bên bán có thể xử lý bằng một trong hai cách: lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã sai. Việc này không yêu cầu lập hợp đồng mới.
II. Quy trình và nguyên tắc điều chỉnh hóa đơn
1. Các bước thực hiện
Quy trình xuất hóa đơn điều chỉnh bao gồm các bước chính sau:
- Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo. Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người bán và người mua cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác không cần văn bản.
- Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung điều chỉnh (tăng hoặc giảm), số tiền điều chỉnh. Số tiền điều chỉnh phải ghi âm (-) nếu giảm, ghi dương (+) nếu tăng.
- Bước 3: Gửi hóa đơn cho người mua. Người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điều chỉnh và gửi cho người mua theo quy định.
2. Hướng dẫn kê khai thuế
Việc kê khai thuế cho hóa đơn điều chỉnh được thực hiện tùy theo từng trường hợp:
- Trường hợp 1: Điều chỉnh do sai sót về nội dung (mã số thuế, số tiền, thuế suất…). Cả người bán và người mua phải thực hiện kê khai bổ sung vào kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh.
- Trường hợp 2: Điều chỉnh do các nguyên nhân khác (chiết khấu thương mại, trả lại hàng, hoàn phí…). Người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, còn người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
Lưu ý quan trọng
- Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
- Văn bản thỏa thuận điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh phải được lưu giữ tại đơn vị để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Trường hợp điều chỉnh cho nhiều hóa đơn trong cùng một tháng của cùng một người mua thì được phép lập một hóa đơn điều chỉnh duy nhất.
- Nếu người mua đã kê khai thuế cho hóa đơn gốc, phải thực hiện kê khai điều chỉnh, bổ sung tờ khai thuế theo quy định.
- Việc điều chỉnh phải được thực hiện trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế.
- Hóa đơn điều chỉnh không được dùng để hủy bỏ toàn bộ giao dịch mua bán.
