Không thể hủy hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đã phát hành kể từ ngày 01/6/2025. Doanh nghiệp cần xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh. Dưới đây là thông tin chi tiết theo từng thời điểm và hướng dẫn cụ thể.
I. Quy định hiện hành đến ngày 31/5/2025
- Trường hợp được phép hủy hóa đơn: Nếu hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua và thuộc trường hợp sai sót theo quy định, doanh nghiệp có thể thực hiện hủy hóa đơn.
- Điều kiện hủy hóa đơn:
- Hóa đơn đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua.
- Sai sót thuộc các trường hợp được quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (ví dụ: sai tên, địa chỉ, mã số thuế, …).
1. Quy trình hủy hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Khi phát hiện hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có sai sót, quy trình xử lý bao gồm các bước sau:
- Xác định loại sai sót: Phân tích mức độ ảnh hưởng của sai sót, đặc biệt là các lỗi về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc thông tin hàng hóa không đúng quy cách.
- Chọn hình thức xử lý phù hợp:
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Áp dụng khi cần sửa đổi một hoặc một số thông tin, có thể điều chỉnh tăng hoặc giảm giá trị.
- Lập hóa đơn thay thế: Áp dụng khi hóa đơn gốc sai toàn bộ nội dung hoặc có nhiều thông tin quan trọng bị sai.
- Ghi chú thông tin liên quan đến hóa đơn gốc:
- Trên hóa đơn điều chỉnh, phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Trên hóa đơn thay thế, phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Lập bảng kê (nếu cần): Trong trường hợp có nhiều hóa đơn sai sót cùng kỳ và cùng một khách hàng, có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế duy nhất kèm theo bảng kê chi tiết các hóa đơn liên quan.
- Ký số và gửi hóa đơn: Ký số trên hóa đơn mới (nếu có) và gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã (nếu thuộc đối tượng yêu cầu), đồng thời gửi cho người mua.
- Lưu giữ hồ sơ: Lưu giữ toàn bộ hồ sơ liên quan, bao gồm hóa đơn gốc bị sai sót, hóa đơn điều chỉnh/thay thế, bảng kê (nếu có), và biên bản xác nhận với khách hàng để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu sau này.
II. Quy định mới từ ngày 01/6/2025
- Bãi bỏ thủ tục hủy hóa đơn: Doanh nghiệp không còn quyền hủy hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đã phát hành kể cả khi phát hiện sai sót.
- Cách xử lý khi phát hiện sai sót:
- Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin nếu sai các nội dung liên quan định danh.
- Nếu sai sót không ảnh hưởng đến định danh, bổ sung văn bản giải trình đính kèm hóa đơn gốc.
Ví dụ thực tế
Cửa hàng Z phát hiện hóa đơn điện tử từ máy tính tiền ngày 10/6/2025 ghi sai mã số thuế khách hàng. Thay vì hủy, Z lập hóa đơn điều chỉnh kèm giải trình và gửi lại cho khách hàng.
Lưu ý quan trọng
- Doanh nghiệp chịu trách nhiệm kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên hóa đơn trước khi phát hành để hạn chế sai sót.
- Việc xử lý sai sót sau khi phát hành sẽ phức tạp hơn so với thủ tục hủy hóa đơn trước đây.
- Vi phạm các quy định về lập, phát hành, và xử lý hóa đơn có thể bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật về thuế.
