Bạn hoàn toàn có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thay mình các thủ tục BHXH như nhận BHXH một lần, nhận lương hưu, trợ cấp thất nghiệp hoặc làm các thủ tục hành chính khác. Tuy nhiên, việc ủy quyền phải tuân thủ đúng mẫu văn bản và quy định chứng thực chữ ký.
I. Các trường hợp được phép ủy quyền
Người lao động có thể ủy quyền toàn bộ hoặc một phần các thủ tục sau:
- Nhận BHXH một lần, trợ cấp thất nghiệp, tiền tuất một lần.
- Nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng.
- Nhận chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe.
- Nộp hồ sơ, lấy sổ BHXH, đổi thẻ BHYT, điều chỉnh thông tin cá nhân.
II. Hồ sơ và Hình thức ủy quyền hợp lệ
Người ủy quyền có thể lựa chọn một trong hai hình thức văn bản sau:
- Giấy ủy quyền (Mẫu số 13-HSB): Sử dụng mẫu ban hành kèm Quyết định 2222/QĐ-BHXH ngày 29/07/2025 (thay thế cho mẫu cũ theo Quyết định 166).
- Hợp đồng ủy quyền: Được lập và công chứng theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015.
Hồ sơ ủy quyền nhận BHXH một lần gồm: Sổ BHXH bản chính; Đơn đề nghị (Mẫu 14-HSB); Giấy ủy quyền (Mẫu 13-HSB) hoặc Hợp đồng ủy quyền công chứng; CMND/CCCD của người ủy quyền (bản sao công chứng) và của người được ủy quyền (bản chính).
III. Quy định về chứng thực và thời hạn ủy quyền
1. Cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký
Chữ ký trên giấy ủy quyền phải được chứng thực tại một trong các cơ quan sau (Lưu ý: Phòng Tư pháp cấp huyện không có thẩm quyền này):
- UBND xã, phường, thị trấn.
- Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng.
- Đại sứ quán/Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (nếu người ủy quyền ở nước ngoài).
- Thủ trưởng trại giam, trại tạm giam (nếu người ủy quyền đang chấp hành hình phạt tù).
2. Thời hạn hiệu lực
- Do hai bên tự thỏa thuận và ghi rõ trong văn bản.
- Nếu không ghi rõ thời hạn: Mặc định có hiệu lực **01 năm** kể từ ngày lập.
- Riêng ủy quyền nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng: Thời hạn tối đa là **12 tháng** (theo Luật BHXH 2024, hiệu lực từ 01/07/2025).
IV. Hướng dẫn nộp hồ sơ
- Nộp trực tiếp:
- Tại cơ quan BHXH: Đối với thủ tục nhận BHXH một lần, ốm đau, thai sản.
- Tại Bưu điện: Đối với thủ tục nhận lương hưu, trợ cấp hàng tháng.
- Nộp trực tuyến (Mới): Người lao động có thể nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam. Yêu cầu: Có tài khoản đăng nhập và đính kèm bản scan Giấy ủy quyền đã được chứng thực điện tử hoặc chứng thực bản giấy hợp lệ.
Lưu ý quan trọng
- Chi phí chứng thực chữ ký: 10.000 đồng/trường hợp (theo quy định nhà nước).
- Giấy tờ tiếng nước ngoài: Nếu Giấy ủy quyền lập bằng tiếng nước ngoài thì phải kèm theo bản dịch tiếng Việt đã được chứng thực.
- Trách nhiệm báo giảm: Người được ủy quyền phải kịp thời thông báo cho cơ quan BHXH nếu người ủy quyền qua đời hoặc bị tạm dừng hưởng chế độ; nếu sai phạm sẽ bị xử lý hành chính hoặc hình sự và phải bồi thường.
