Có, doanh nghiệp, hộ kinh doanh tại Việt Nam hoàn toàn được phép xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho khách nước ngoài nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định. Dưới đây là thông tin chi tiết về quy trình, điều kiện, ví dụ thực tế và lưu ý quan trọng trong việc xuất hóa đơn điện tử cho khách quốc tế.
I. Đối tượng và điều kiện áp dụng
Để xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, người bán cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Hệ thống máy tính tiền phải được kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử, đảm bảo việc truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Đảm bảo nội dung hóa đơn có đầy đủ thông tin bắt buộc theo quy định.
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/06/2025), các đối tượng sau bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên.
- Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như: siêu thị, trung tâm thương mại, bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ vui chơi, giải trí.
II. Điều kiện xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho khách nước ngoài
- Hệ thống máy tính tiền phải kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử: Máy tính tiền sử dụng để xuất hóa đơn phải tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử được kết nối với hệ thống của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Phải đảm bảo nội dung hóa đơn theo chuẩn: Hóa đơn điện tử xuất cho khách nước ngoài phải có đầy đủ thông tin bắt buộc, gồm tên và địa chỉ của khách hàng nước ngoài (không bắt buộc mã số thuế nếu khách hàng không có mã số thuế tại Việt Nam).
- Phù hợp chuẩn kỹ thuật: Phần mềm hóa đơn điện tử phải tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật về dữ liệu, truyền nhận thông tin với cơ quan thuế.
- Khai báo hoạt động kinh doanh hợp pháp: Doanh nghiệp phải đảm bảo có đăng ký xuất hóa đơn điện tử qua máy tính tiền với cơ quan thuế và tuân thủ đúng lộ trình áp dụng.
III. Quy trình xuất hóa đơn điện tử cho khách nước ngoài bằng máy tính tiền
- Bước 1: Khách hàng nước ngoài thực hiện thanh toán hàng hóa/dịch vụ bằng tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ (nếu được phép).
- Bước 2: Nhân viên sử dụng máy tính tiền đã kết nối phần mềm hóa đơn điện tử tạo lập hóa đơn cho giao dịch này.
- Bước 3: Điền đầy đủ thông tin cá nhân của khách nước ngoài (họ tên, địa chỉ cư trú/làm việc, quốc tịch).
- Bước 4: Phần mềm tạo hóa đơn điện tử và gửi hóa đơn lên hệ thống của cơ quan thuế.
- Bước 5: In hoặc gửi hóa đơn bản điện tử cho khách hàng nước ngoài theo yêu cầu.
IV. Quy định mới về hóa đơn điện tử cho đối tượng nước ngoài
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Hiện hành cho phép xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đối với khách nước ngoài, khi tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật, nội dung thông tin bắt buộc.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/6/2025): Sẽ bổ sung quy định cho phép nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam được tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và tự mình phát hành hóa đơn.
Ví dụ thực tế
Một khách du lịch quốc tịch Pháp mua hàng tại siêu thị Việt Nam. Khi thanh toán, nhân viên sử dụng máy tính tiền được kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử để xuất hóa đơn với thông tin:
- Tên khách hàng: Jean Claude
- Địa chỉ: 23 Rue de Paris, Paris, France
- Hàng hóa: Áo sơ mi nam, nước khoáng
- Giá trị thanh toán: 1.200.000 VND
Sau đó, hóa đơn điện tử được gửi tới cơ quan thuế và in bản giấy hoặc gửi file PDF cho khách.
Lưu ý quan trọng
- Khách nước ngoài không có mã số thuế tại Việt Nam vẫn được phép xuất hóa đơn, chỉ cần đầy đủ tên và địa chỉ hợp lệ.
- Hệ thống máy tính tiền phải bảo đảm chuẩn kết nối, trung thực về dữ liệu, lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số.
- Người bán có thể gửi hóa đơn cho người mua bằng nhiều hình thức điện tử (email, tin nhắn, mã QR) để thuận tiện tra cứu.
- Hệ thống máy tính tiền phải đảm bảo kết nối ổn định, trung thực về dữ liệu và tuân thủ quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử.
