Khi công ty bị mất dữ liệu kế toán do virus hoặc hỏng máy chủ, doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo kịp thời cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền, bao gồm cả cơ quan thuế, theo đúng quy định của pháp luật về kế toán.
I. Nghĩa vụ báo cáo khi mất dữ liệu kế toán
- Bắt buộc phải báo cáo: Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do sự cố (ví dụ: virus máy tính, hỏng máy chủ), doanh nghiệp phải thông báo ngay cho các cơ quan liên quan trong thời hạn 15 ngày kể từ khi phát hiện sự cố. Các cơ quan này gồm: cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên.
- Nếu sự cố mất dữ liệu dẫn đến thiếu sót hoặc sai sót trong khai báo thuế, đơn vị có trách nhiệm lập công văn giải trình gửi cơ quan thuế theo quy định trong vòng 5 ngày (hoặc 2 ngày nếu giải trình trực tiếp).
II. Quy trình xử lý khi tài liệu kế toán bị mất/hư hỏng
- Lập biên bản kiểm kê, xác định cụ thể từng loại tài liệu bị mất (ví dụ: hóa đơn, chứng từ, sổ sách…); nêu rõ nguyên nhân (virus, mất điện, hỏng ổ cứng…), hiện trạng, thời gian phát hiện và biện pháp khắc phục.
- Thông báo cho các tổ chức, cá nhân liên quan và các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
- Tổ chức việc phục hồi, xử lý tài liệu đến mức tối đa có thể. Thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu nếu cần thiết.
- Đảm bảo người được giao quản lý, bảo quản tài liệu kế toán chịu trách nhiệm trước pháp luật về vụ việc phát sinh do lỗi chủ quan.
III. Xử phạt và trách nhiệm khi bảo quản tài liệu kế toán không an toàn
- Nếu doanh nghiệp bảo quản tài liệu kế toán không an toàn dẫn đến hỏng hoặc mất mát (ví dụ: không sao lưu, thiếu biện pháp phòng chống virus…) có thể bị phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
- Không lập biên bản sự cố, không phục hồi/kiểm kê tài liệu bị mất cũng bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP (được sửa đổi tại Nghị định 102/2021/NĐ-CP).
IV. Một số lưu ý về lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán
- Tài liệu kế toán cần lưu trữ tối thiểu 10 năm. Chỉ được tiêu hủy sau khi hết thời hạn lưu trữ và có quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
- Trong trường hợp mất dữ liệu do sự cố khách quan, doanh nghiệp phải có hồ sơ chứng minh hợp pháp cho việc mất mát, đảm bảo tuân thủ đúng thủ tục báo cáo và lập biên bản.
- Việc xác định nguyên nhân “khách quan” như virus máy tính, hỏng máy chủ chưa có quy định cụ thể nhưng theo hướng dẫn từ các công văn liên quan, vẫn có thể áp dụng nếu chứng minh được sự cố nằm ngoài kiểm soát của doanh nghiệp.
Ví dụ thực tế
- Doanh nghiệp A phát hiện mất toàn bộ dữ liệu sổ sách kế toán do máy chủ bị virus ransomware. Công ty lập biên bản sự cố, thông báo cho các cơ quan có thẩm quyền trong vòng 15 ngày, đồng thời thành lập tổ phục hồi dữ liệu và lưu toàn bộ các tài liệu chứng minh quá trình xử lý sự cố để làm căn cứ khi cơ quan thuế kiểm tra.
Lưu ý quan trọng
- Biên bản ghi nhận sự cố phải được xác nhận bởi người đứng đầu đơn vị, kế toán trưởng và cơ quan chủ quản.
- Mẫu biên bản sử dụng theo Mẫu số 01/TLKT Phụ lục 01 của Thông tư 96/2010/TT-BTC.
