Công ty không bắt buộc phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản với tất cả người lao động. Việc lựa chọn hình thức hợp đồng phụ thuộc vào thời hạn của hợp đồng cũng như các quy định pháp luật liên quan.
I. Các trường hợp bắt buộc ký hợp đồng bằng văn bản
- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
- Hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên.
- Hợp đồng lao động với người giúp việc gia đình.
Đối với các hợp đồng này, phải lập thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản và cả hai bản đều có giá trị pháp lý như nhau. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và bằng phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu được xem là có giá trị như hợp đồng bằng văn bản.
II. Các trường hợp được phép giao kết hợp đồng bằng lời nói
- Hợp đồng lao động có thời hạn dưới 01 tháng, trừ các trường hợp pháp luật bắt buộc phải ký hợp đồng bằng văn bản (như hợp đồng với người giúp việc gia đình, người chưa đủ 15 tuổi, hoặc nhóm người lao động theo khoản 2 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019)).
Tuy pháp luật cho phép ký hợp đồng bằng lời nói trong các trường hợp này nhưng vẫn khuyến khích lập văn bản để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho cả hai bên.
III. Quy định chung khi giao kết hợp đồng lao động
1. Thời điểm và chủ thể giao kết
- Hợp đồng phải được giao kết trực tiếp giữa người sử dụng lao động và người lao động trước khi người lao động chính thức làm việc.
- Đối với người lao động từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi, việc giao kết phải có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật.
- Đối với người lao động chưa đủ 15 tuổi, người đại diện theo pháp luật của họ phải trực tiếp tham gia giao kết hợp đồng.
2. Nội dung hợp đồng
- Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và thông tin cá nhân của người lao động.
- Công việc và địa điểm làm việc.
- Thời hạn của hợp đồng lao động.
- Mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác.
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
- Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động.
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.
- Chế độ nâng bậc, nâng lương.
- Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề.
- Bảo hộ lao động, an toàn vệ sinh lao động.
3. Các hình thức giao kết khác
- Hợp đồng lao động có thể được giao kết bằng phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu phù hợp quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và có giá trị như hợp đồng bằng văn bản.
- Trường hợp giao kết hợp đồng bằng lời nói, các bên có thể thỏa thuận có người thứ ba làm chứng nếu thấy cần thiết.
- Người giao kết hợp đồng phía người sử dụng lao động là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
