Việc đăng ký Số điện thoại (SĐT) và Email là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp để hoàn thiện hồ sơ đăng ký kinh doanh và vận hành hệ thống thuế điện tử, hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.
I. Quy định về nghĩa vụ đăng ký SĐT và Email
- Với Cơ quan Đăng ký kinh doanh (Sở KH&ĐT): SĐT là thông tin bắt buộc phải kê khai trong hồ sơ thành lập mới hoặc thay đổi đăng ký doanh nghiệp. Email là thông tin khuyến khích nhưng cần thiết để nhận thông báo điện tử từ cổng thông tin quốc gia.
- Với Cơ quan Thuế: Doanh nghiệp bắt buộc phải có Email để đăng ký tài khoản Thuế điện tử (eTax) và Hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 19/2021/TT-BTC. Đây là kênh duy nhất để nhận mã xác thực, thông báo nợ thuế và các quyết định hành chính từ cơ quan thuế.
II. Quy trình cập nhật và thay đổi thông tin chuẩn pháp lý
1. Thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Thẩm quyền: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở.
- Hồ sơ: Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu Phụ lục II-1 kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
- Cơ chế liên thông: Sau khi cập nhật thành công tại Sở KH&ĐT, hệ thống sẽ tự động đồng bộ thông tin SĐT và Email mới sang hệ thống dữ liệu của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp không cần nộp mẫu 08-MST cho cơ quan thuế.
2. Thay đổi Email nhận thông báo giao dịch thuế điện tử
- Mục đích: Cập nhật Email chuyên dùng để kế toán/giám đốc nhận thông báo tờ khai, nộp thuế (có thể khác với Email trên giấy phép kinh doanh).
- Cách thực hiện: Đăng nhập trang thuedientu.gdt.gov.vn -> Chọn mục “Thay đổi thông tin dịch vụ” -> Điền tờ khai đăng ký thay đổi thông tin giao dịch thuế điện tử (Mẫu 02/ĐK-TĐT).
III. Chế tài xử phạt khi không cập nhật thông tin
- Phạt vi phạm hành chính về đăng ký doanh nghiệp: Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi kê khai không trung thực, không chính xác nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp (bao gồm SĐT, Email) theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
- Phạt vi phạm hành chính về thuế: Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 7.000.000 đồng đối với hành vi chậm thay đổi thông tin trong hồ sơ đăng ký thuế so với thời hạn quy định (10 ngày làm việc) theo Điều 11 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Hệ quả nghiêm trọng khác: Nếu cơ quan thuế gửi thông báo/giấy mời qua SĐT/Email đã đăng ký nhưng doanh nghiệp không phản hồi (do không cập nhật), doanh nghiệp có thể bị khóa Mã số thuế với lý do “Người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”.
Lưu ý quan trọng
- Tuyệt đối không dùng mẫu 08-MST: Mẫu này hiện chỉ dành cho cá nhân/tổ chức không kinh doanh. Doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục tại Sở KH&ĐT.
- Kiểm tra định kỳ: Doanh nghiệp cần đảm bảo SĐT và Email đã đăng ký luôn hoạt động để tránh bỏ lỡ các thông báo cưỡng chế nợ thuế hoặc rủi ro về hóa đơn từ cơ quan chức năng.
