Khi công ty dùng hàng hóa để thanh toán (hàng đổi hàng), doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn VAT cho từng bên tham gia giao dịch đúng quy định của pháp luật hiện hành.
I. Quy định chung về xuất hóa đơn khi hàng đổi hàng
- Bắt buộc xuất hóa đơn: Cả bên giao hàng và bên nhận hàng đều phải lập và xuất hóa đơn GTGT cho phần hàng hóa, dịch vụ của mình.
- Thời điểm lập hóa đơn: Hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa.
- Giá tính thuế GTGT: Là giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương trên thị trường tại thời điểm phát sinh giao dịch.
II. Trình tự và quy trình xuất hóa đơn
- Xác định giá bán thị trường của từng loại hàng hóa, dịch vụ được trao đổi.
- Lập hóa đơn GTGT cho từng bên, ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Thực hiện kê khai thuế GTGT đầu ra (đối với hóa đơn xuất đi) và khấu trừ thuế GTGT đầu vào (đối với hóa đơn nhận về) theo quy định.
III. Quy định mới về hóa đơn điều chỉnh và hàng trả lại (Áp dụng từ 01/06/2025)
- Khi việc đổi hàng làm thay đổi giá trị giao dịch ban đầu, các bên phải lập hóa đơn điều chỉnh (tăng hoặc giảm) cho hóa đơn đã lập.
- Người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh. Tuy nhiên, nếu hai bên có văn bản thỏa thuận, người mua cũng có thể lập hóa đơn cho hàng hóa trả lại.
- Lưu ý quan trọng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn có sai sót, hai bên bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót cần điều chỉnh.
Ví dụ thực tế
Công ty A đổi xi măng lấy sắt thép của công ty B. Công ty A phải xuất hóa đơn GTGT cho số xi măng giao cho công ty B. Đồng thời, công ty B cũng phải xuất hóa đơn GTGT cho số sắt thép giao lại cho công ty A. Cả hai hóa đơn đều phải ghi giá bán tại thời điểm trao đổi.
Lưu ý quan trọng
- Giá bán ghi trên hóa đơn phải là giá thị trường. Không dùng giá thấp hơn để xuất hóa đơn nhằm tránh rủi ro bị cơ quan thuế ấn định lại doanh thu và xử phạt.
- Mỗi bên phải xuất một hóa đơn riêng biệt cho hàng hóa của mình, không được bù trừ và ghi trên một hóa đơn chung.
- Hành vi không lập hóa đơn khi trao đổi hàng hóa có thể bị xử phạt hành chính theo quy định.
