Công ty mới thành lập bắt buộc mở các loại sổ kế toán để đảm bảo ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ tài chính phát sinh và tuân thủ quy định pháp luật. Dưới đây là các loại sổ và quy định liên quan mà doanh nghiệp cần nắm rõ.
I. Quy định chung về việc mở sổ kế toán
Công ty mới thành lập bắt buộc phải mở sổ kế toán ngay từ ngày thành lập để ghi chép, hệ thống hóa và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Theo quy định tại Điều 26 Luật Kế toán 88/2015/QH13, sổ kế toán phải được mở từ ngày thành lập đối với đơn vị kế toán mới.
Mỗi đơn vị kế toán chỉ được sử dụng một hệ thống sổ kế toán thống nhất cho một kỳ kế toán năm và phải căn cứ vào hệ thống do Bộ Tài chính quy định để lựa chọn áp dụng. Về cơ bản, sổ kế toán bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
II. Các hình thức ghi sổ và hệ thống sổ kế toán
1. Các hình thức ghi sổ kế toán
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong bốn hình thức ghi sổ kế toán sau đây để phù hợp với đặc điểm hoạt động của mình:
- Nhật ký – Sổ Cái
- Chứng từ ghi sổ
- Nhật ký chung
- Nhật ký chứng từ
2. Hệ thống sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán của doanh nghiệp bao gồm:
- Sổ kế toán tổng hợp: Gồm Sổ Cái, sổ Nhật ký hoặc Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ. Các sổ này dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo trình tự thời gian và hệ thống hóa theo nội dung kinh tế.
- Sổ kế toán chi tiết: Dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến các đối tượng cần theo dõi cụ thể.
III. Quy định riêng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV)
Tùy thuộc vào quy mô, doanh nghiệp sẽ lựa chọn chế độ kế toán tương ứng, từ đó xác định hệ thống sổ sách áp dụng:
- Thông tư 200/2014/TT-BTC: Áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp quy mô lớn.
- Thông tư 133/2016/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Thông tư 132/2018/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp siêu nhỏ với hệ thống sổ sách đơn giản nhất.
Lưu ý: Doanh nghiệp (đặc biệt là DNNVV và siêu nhỏ) được tự thiết kế mẫu sổ kế toán nhưng phải đảm bảo cung cấp đủ thông tin theo quy định của Luật Kế toán và chế độ mà mình lựa chọn.
Lưu ý quan trọng
- Biểu mẫu không bắt buộc: Tất cả biểu mẫu sổ kế toán do Bộ Tài chính ban hành chỉ mang tính hướng dẫn. Doanh nghiệp được tự thiết kế biểu mẫu nhưng phải đảm bảo trình bày thông tin đầy đủ, rõ ràng, dễ kiểm tra, kiểm soát.
- Nguyên tắc ghi sổ: Sổ kế toán phải được ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ, chính xác, trung thực, theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ.
- Tính kế thừa: Thông tin, số liệu ghi trên sổ của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu của năm trước liền kề.
- Yêu cầu về thông tin trên sổ: Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu như tên đơn vị, tên sổ, ngày lập, ngày khóa sổ, chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng, người đại diện theo pháp luật, số trang và đóng dấu giáp lai.
- Tính linh hoạt: Doanh nghiệp được phép cụ thể hóa các sổ kế toán đã chọn để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý của đơn vị.
- Sử dụng sổ kế toán điện tử: Doanh nghiệp được phép sử dụng phần mềm kế toán để quản lý sổ sách, miễn là tuân thủ các quy định về lưu trữ, bảo mật và có thể in ra khi cần.
