Công ty nước ngoài muốn lập văn phòng đại diện tại Việt Nam cần chuẩn bị hồ sơ, đáp ứng các điều kiện pháp lý và thực hiện các bước cụ thể để được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
I. Điều kiện để công ty nước ngoài lập văn phòng đại diện tại Việt Nam
- Được thành lập, đăng ký kinh doanh theo pháp luật quốc gia hoặc vùng lãnh thổ mà Việt Nam là thành viên hoặc được công nhận.
- Đã hoạt động ít nhất 1 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
- Thời hạn hoạt động còn lại ít nhất 1 năm tính từ ngày nộp hồ sơ (nếu Giấy đăng ký kinh doanh của công ty nước ngoài có quy định về thời hạn hoạt động).
- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam phải phù hợp với cam kết trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
II. Thủ tục và hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện
1. Thành phần hồ sơ
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện (mẫu MĐ-1 theo Thông tư 11/2016/TT-BCT).
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của công ty nước ngoài (hợp pháp hóa lãnh sự).
- Văn bản bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện (bản dịch tiếng Việt và chứng thực).
- Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận thực hiện nghĩa vụ thuế/tài chính năm gần nhất.
- Bản sao hộ chiếu/căn cước công dân của trưởng văn phòng đại diện.
- Biên bản ghi nhớ hoặc tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện.
- Bản sao tài liệu về địa điểm đặt văn phòng đại diện theo Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
- Văn bản ủy quyền và bản sao giấy tờ cá nhân (nếu được ủy quyền nộp hồ sơ).
2. Quy trình thực hiện
- Nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến tới Sở Công Thương hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao nơi dự kiến đặt văn phòng đại diện.
- Trong 3 ngày làm việc, cơ quan cấp phép kiểm tra hồ sơ và yêu cầu bổ sung nếu chưa hợp lệ (chỉ yêu cầu bổ sung một lần).
- Trong 7 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp phép xem xét và quyết định cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép (nêu rõ lý do nếu từ chối).
- Nếu cần, cơ quan cấp phép xin ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành trong vòng 3 ngày làm việc. Bộ quản lý chuyên ngành phản hồi trong 5 ngày làm việc. Sau đó, cơ quan cấp phép cấp hoặc từ chối cấp giấy phép trong tối đa 5 ngày làm việc nữa.
3. Lệ phí cấp phép
- Mức lệ phí thành lập mới văn phòng đại diện là 3.000.000 đồng/giấy phép, nộp bằng tiền Việt Nam, chuyển vào ngân sách nhà nước.
III. Quyền, nghĩa vụ và những lưu ý khi hoạt động
- Văn phòng đại diện được hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn ghi trong giấy phép.
- Được thuê trụ sở, tuyển dụng lao động, mở tài khoản ngân hàng chỉ phục vụ cho hoạt động của văn phòng đại diện.
- Được sử dụng con dấu mang tên văn phòng đại diện.
- Phải gửi báo cáo hoạt động hàng năm trước ngày 30/01 cho cơ quan cấp phép và thực hiện nghĩa vụ báo cáo, giải trình khi có yêu cầu.
- Không được thành lập nhiều hơn một văn phòng đại diện cùng tên trong phạm vi một tỉnh/thành phố.
Lưu ý quan trọng
- Giấy phép thành lập văn phòng đại diện có thời hạn tối đa 5 năm, không vượt quá thời hạn hoạt động còn lại của công ty mẹ.
- Không thực hiện hoặc báo cáo không trung thực bị phạt từ 10 – 20 triệu đồng đối với cá nhân, 20 – 40 triệu đồng với tổ chức. Không báo cáo trong 2 năm liên tiếp có thể bị thu hồi giấy phép.
