Doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện về hóa đơn, chứng từ, thanh toán và mục đích sử dụng để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào kể từ ngày 01/07/2025.
I. Các điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào
1. Về hóa đơn, chứng từ
- Phải có hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu. Hóa đơn phải tuân thủ quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Đối với hàng hóa xuất khẩu, cần có thêm hợp đồng ký với bên nước ngoài, tờ khai hải quan, và chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
2. Về chứng từ thanh toán
- Đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (như chuyển khoản ngân hàng, thẻ, ví điện tử hợp pháp).
- Trường hợp mua hàng trả chậm, trả góp có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp được khấu trừ thuế tại thời điểm mua hàng nhưng phải thực hiện điều chỉnh giảm nếu không có chứng từ thanh toán khi đến hạn theo hợp đồng.
- Các trường hợp đặc thù không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm:
- Thanh toán bù trừ công nợ giữa các bên (yêu cầu có hợp đồng và biên bản đối chiếu xác nhận).
- Thanh toán bù trừ công nợ qua bên thứ ba (yêu cầu có biên bản bù trừ ba bên).
- Ủy quyền cho cá nhân thanh toán và sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại (phải được quy định trong quy chế tài chính của doanh nghiệp).
3. Về mục đích sử dụng
- Hàng hóa, dịch vụ mua vào phải được sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.
- Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa bị tổn thất không được bồi thường (như thiên tai, hỏa hoạn, hao hụt tự nhiên) vẫn được khấu trừ nếu có đầy đủ hồ sơ chứng minh.
- Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa, dịch vụ dùng cho mục đích phúc lợi nội bộ.
Ví dụ thực tế
- Một doanh nghiệp mua văn phòng phẩm trị giá 3 triệu đồng: Chỉ cần có hóa đơn GTGT hợp lệ để được khấu trừ, không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Một doanh nghiệp mua máy tính trị giá 15 triệu đồng: Bắt buộc phải có hóa đơn GTGT và chứng từ chuyển khoản qua ngân hàng mới đủ điều kiện khấu trừ.
Lưu ý quan trọng
- Ngưỡng thanh toán: Từ ngày 01/07/2025, ngưỡng bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt là 5 triệu đồng, thay thế cho ngưỡng 20 triệu đồng trước đây. Các giao dịch dưới 5 triệu đồng không bắt buộc.
- Lưu trữ hồ sơ: Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến khấu trừ thuế tối thiểu 10 năm theo Luật Quản lý thuế.
- Điều chỉnh khấu trừ: Phải điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ đối với các khoản mua trả chậm, trả góp nếu không thanh toán đúng hạn.
