Để hóa đơn được sử dụng khấu trừ thuế GTGT, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện về hóa đơn, thanh toán không dùng tiền mặt và một số trường hợp ngoại lệ cụ thể.
I. Điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
- Ngưỡng giá trị hóa đơn: Hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như chuyển khoản, thẻ ngân hàng, ví điện tử.
- Hóa đơn dưới 05 triệu đồng: Không bắt buộc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu từng lần mua dưới 05 triệu đồng. Tuy nhiên, nếu tổng giá trị mua trong ngày với cùng nhà cung cấp từ 05 triệu đồng trở lên, vẫn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho toàn bộ giao dịch.
II. Trường hợp không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Có 9 trường hợp đặc thù được khấu trừ thuế GTGT đầu vào mà không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt:
- Thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào và bán ra với biên bản đối chiếu xác nhận giữa hai bên.
- Bù trừ công nợ qua bên thứ ba có biên bản đối chiếu được các bên liên quan xác nhận.
- Thanh toán ủy quyền cho bên thứ ba qua ngân hàng.
- Phần giá trị còn lại sau khi bù trừ hoặc ủy quyền thanh toán từ 05 triệu đồng trở lên phải được chuyển khoản qua ngân hàng.
- Thanh toán vào tài khoản của bên thứ ba do Kho bạc Nhà nước mở.
- Hàng hóa, dịch vụ mua theo hình thức trả chậm, trả góp có hợp đồng bằng văn bản.
- Hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc nhập khẩu có giá trị dưới 05 triệu đồng mỗi lần.
- Thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu theo hợp đồng.
- Ủy quyền cho người lao động thanh toán hộ các khoản chi phí và sau đó được thanh toán lại bằng hình thức chuyển khoản.
III. Các điều kiện chung khác
- Hóa đơn hợp lệ: Phải có hóa đơn GTGT hợp lệ theo quy định.
- Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu: Ngoài hóa đơn và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, cần bổ sung các chứng từ như hợp đồng, tờ khai hải quan, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng từ bảo hiểm hàng hóa (nếu có).
IV. Quy định về chiết khấu thương mại
Trường hợp chiết khấu thương mại căn cứ vào số lượng, doanh số, số tiền chiết khấu được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau, hoặc có thể lập hóa đơn điều chỉnh kèm theo bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh.
Ví dụ thực tế
- Hóa đơn mua hàng 7 triệu đồng: Phải có chứng từ chuyển khoản ngân hàng mới được khấu trừ thuế GTGT.
- Hóa đơn mua dịch vụ 4 triệu đồng: Chỉ cần hóa đơn hợp lệ, không bắt buộc kèm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (trừ trường hợp mua nhiều lần trong ngày vượt ngưỡng).
Lưu ý quan trọng
- Thay đổi triết lý lập pháp: Quy định chuyển từ ‘hóa đơn dưới 20 triệu không bắt buộc’ sang ‘tất cả đều bắt buộc trừ ngoại lệ’.
- Ngưỡng áp dụng: Ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt đã giảm từ 20 triệu đồng xuống còn 05 triệu đồng.
- Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho cả hóa đơn trong nước và nhập khẩu.
- Lưu trữ chứng từ: Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán để phục vụ kiểm tra, quyết toán thuế.
