Nếu doanh nghiệp phát hiện sai lệch VAT trong hợp đồng đã ký trước đó, cần thực hiện điều chỉnh kịp thời theo đúng quy định pháp luật để tránh bị xử phạt và đảm bảo nghĩa vụ thuế đúng đắn.
I. Quy trình xử lý sai lệch thuế GTGT
1. Lập văn bản thỏa thuận
- Hai bên mua và bán phải lập văn bản thỏa thuận hoặc phụ lục hợp đồng ghi rõ nội dung sai sót và phương án điều chỉnh. Đây là yêu cầu bắt buộc trước khi lập hóa đơn điều chỉnh.
- Lưu ý: Nếu người mua không có khả năng lập văn bản (ví dụ: cá nhân không kinh doanh), người bán có thể thông báo công khai trên website của mình.
2. Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
- Doanh nghiệp không được hủy hóa đơn điện tử đã có mã của cơ quan thuế mà phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
- Hóa đơn điều chỉnh: Áp dụng cho sai sót về giá trị, tiền thuế, thuế suất.
- Phải ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
- Phần điều chỉnh giảm phải ghi giá trị âm (dấu trừ).
- Hóa đơn thay thế: Áp dụng khi có sai sót nghiêm trọng không thể điều chỉnh (sai mã số thuế, sai mặt hàng…).
- Phải ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
- Hóa đơn thay thế sẽ có số và ký hiệu mới.
- Có thể lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai sót trong cùng tháng của cùng một người mua.
3. Kê khai thuế bổ sung
- Doanh nghiệp phải nộp tờ khai bổ sung cho kỳ tính thuế có sai sót (tức là kỳ của hóa đơn gốc), không kê khai vào kỳ hiện tại.
- Việc kê khai bổ sung phải được thực hiện trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở.
- Trường hợp điều chỉnh làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp phải nộp đủ số thuế chênh lệch và tiền chậm nộp theo quy định.
4. Xử lý chênh lệch
- Theo quy định hiện hành, việc điều chỉnh hóa đơn sai sót là một thủ tục kế toán, không phải là một giao dịch mới.
- Do đó, các bên không cần thực hiện thanh toán lại khoản chênh lệch, kể cả khi giá trị trên hóa đơn vượt 20 triệu đồng.
5. Lưu trữ hồ sơ
- Toàn bộ hồ sơ liên quan bao gồm: văn bản thỏa thuận, hóa đơn điều chỉnh/thay thế, và tờ khai bổ sung phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.
Ví dụ thực tế
Hợp đồng xây dựng ký với thuế suất GTGT 10% trong khi đúng ra phải là 8%. Các bên lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh. Sau đó, nhà thầu phát hành hóa đơn điều chỉnh giảm tiền thuế (ghi giá trị âm), tham chiếu đến hóa đơn gốc. Cả hai bên cùng kê khai bổ sung cho kỳ phát sinh hóa đơn gốc và không cần thực hiện thanh toán lại phần chênh lệch thuế.
Lưu ý quan trọng
- Khi cơ quan thuế phát hiện: Nếu cơ quan thuế gửi thông báo về sai sót, người bán có trách nhiệm rà soát và thực hiện điều chỉnh theo quy trình trên.
- Quyết toán thuế TNDN: Không được điều chỉnh các hóa đơn thuộc kỳ đã có quyết định thanh tra, kiểm tra hoặc đã nộp tờ khai quyết toán thuế TNDN.
- Hóa đơn có mã: Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn có mã của cơ quan thuế cũng phải được gửi lên cơ quan thuế để cấp mã mới trước khi gửi cho người mua.
- Xác định nguyên nhân: Cần xác minh rõ nguyên nhân sai sót (lỗi nhập liệu, áp sai chính sách…) để có biện pháp khắc phục, tránh lặp lại.
