Doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho các giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT) nhằm đảm bảo quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào và phục vụ công tác kiểm tra thuế.
I. Phạm vi và điều kiện áp dụng
- Giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT): Phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như chuyển khoản, thẻ, ví điện tử… mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Giao dịch dưới 5 triệu đồng: Được phép thanh toán bằng tiền mặt và vẫn đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT.
II. Quy định về chứng từ và các trường hợp đặc biệt
- Chứng từ không hợp lệ: Việc nộp tiền mặt vào tài khoản của người bán không được xem là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ để khấu trừ thuế.
- Tích lũy giao dịch trong ngày: Nếu mua hàng hóa, dịch vụ nhiều lần trong cùng một ngày từ một nhà cung cấp có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho các giao dịch đó.
- Thanh toán trả chậm/trả góp: Doanh nghiệp được tạm thời khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu hợp đồng có quy định về trả chậm, trả góp. Tuy nhiên, khi đến hạn thanh toán, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu không có, phải kê khai, điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã được khấu trừ.
Ví dụ thực tế
- Mua văn phòng phẩm trị giá 4 triệu đồng (thanh toán bằng tiền mặt) → Được khấu trừ thuế GTGT.
- Mua 2 lần trong ngày từ một nhà cung cấp với tổng giá trị 6 triệu đồng (lần 1: 2 triệu, lần 2: 4 triệu) → Phải thanh toán toàn bộ 6 triệu đồng bằng hình thức không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế.
Lưu ý quan trọng
- Hiệu lực áp dụng: Quy định về ngưỡng 5 triệu đồng có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
- Hậu quả khi thiếu chứng từ: Doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, đồng thời có thể bị truy thu thuế và xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
- Thời hạn lưu trữ: Theo quy định của Luật Kế toán, các chứng từ thanh toán này phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm.
