Doanh nghiệp không chỉ được mà còn bắt buộc phải xuất hóa đơn cho khách hàng cá nhân khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, bất kể giá trị đơn hàng lớn hay nhỏ. Dưới đây là quy định chi tiết cập nhật mới nhất năm 2026.
I. Quy định về nghĩa vụ xuất hóa đơn
- Nguyên tắc chung: Mọi giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ đều phải lập hóa đơn giao cho người mua, không phân biệt người mua là cá nhân hay tổ chức, không phân biệt giá trị thanh toán.
- Căn cứ pháp lý: Thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các sửa đổi bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/06/2025).
II. Cách ghi thông tin người mua là cá nhân
- Đối với cá nhân kinh doanh: Hóa đơn phải ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân (CCCD) của người mua.
- Đối với cá nhân tiêu dùng (không kinh doanh):
- Tên, địa chỉ: Ghi theo thông tin người mua cung cấp.
- Mã số thuế: Nếu người mua không có hoặc không cung cấp thì không cần ghi.
- Số định danh cá nhân: Có thể sử dụng thay thế mã số thuế (theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
- Trường hợp đặc thù (Siêu thị, TTTM): Khi xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân không kinh doanh, không bắt buộc phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, trừ khi người mua có yêu cầu cụ thể.
- Khách hàng nước ngoài: Thông tin địa chỉ có thể được thay thế bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch.
III. Các trường hợp đặc biệt cần lưu ý
- Khách không lấy hóa đơn: Người bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ nội dung “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
- Hóa đơn từ máy tính tiền: Từ ngày 01/06/2025, hộ kinh doanh có doanh thu trên 01 tỷ đồng/năm trong các lĩnh vực trực tiếp đến người tiêu dùng (ăn uống, bán lẻ, vui chơi giải trí…) bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
IV. Chế tài xử phạt vi phạm (Cập nhật 2026)
Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 16/01/2026), mức phạt đối với hành vi không lập hóa đơn đã tăng nặng và tính theo số lượng hóa đơn vi phạm:
- Hành vi không lập hóa đơn: Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn (áp dụng cho 01 số hóa đơn).
- Vi phạm số lượng lớn:
- Vi phạm từ 10 đến dưới 50 số hóa đơn: Phạt từ 20.000.000 – 40.000.000 đồng.
- Vi phạm từ 50 số hóa đơn trở lên: Mức phạt có thể lên tới 60.000.000 – 80.000.000 đồng.
Ví dụ thực tế
- Cửa hàng thời trang: Khách mua cái áo giá 200.000đ và không cần lấy hóa đơn. Cửa hàng vẫn phải lập hóa đơn điện tử (cuối ngày hoặc từng lần tùy mô hình) ghi “Khách lẻ không lấy hóa đơn”.
- Nhà hàng ăn uống: Bắt buộc xuất hóa đơn cho mọi bàn ăn. Nếu doanh thu nhà hàng trên 1 tỷ/năm, phải dùng hệ thống máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu về cơ quan thuế.
Lưu ý quan trọng
- Tuyệt đối không được bỏ qua việc xuất hóa đơn với lý do “khách không lấy” hoặc “giá trị nhỏ dưới 200.000đ” (quy định miễn xuất cho giá trị dưới 200.000đ đã bãi bỏ từ lâu).
- Việc sử dụng số định danh cá nhân (CCCD) thay mã số thuế là điểm mới giúp đơn giản hóa thủ tục, doanh nghiệp cần cập nhật phần mềm kế toán để đáp ứng.
