Doanh nghiệp mới cần mua chữ ký số khi nào?

Các chủ đề nổi bật

Doanh nghiệp mới cần mua chữ ký số ngay khi thực hiện các thủ tục hành chính hoặc giao dịch điện tử theo quy định pháp luật.

I. Các trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số

Kê khai và nộp thuế điện tử
- Kê khai và nộp thuế GTGT, TNDN, TNCN qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
- Nộp tờ khai hải quan điện tử khi thực hiện xuất nhập khẩu.
Sử dụng hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số của người bán. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm ký số không được chậm quá 1 ngày so với thời điểm lập hóa đơn.
Khai báo bảo hiểm xã hội điện tử
- Đăng ký lao động, kê khai và nộp báo cáo BHXH qua cổng thông tin điện tử của cơ quan BHXH đều yêu cầu chữ ký số.
Thủ tục hành chính với cơ quan Nhà nước
- Đăng ký thành lập doanh nghiệp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số hoặc tài khoản định danh điện tử theo Quyết định 2354/QĐ-BTC.
- Thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh, báo cáo thay đổi lao động,… đều yêu cầu ký số hoặc xác thực điện tử.

II. Lưu ý khi đăng ký và sử dụng chữ ký số

Chọn nhà cung cấp uy tín: Chỉ sử dụng dịch vụ của tổ chức được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép (VD: VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA).
Thời hạn chứng thư số: Theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chữ ký số công cộng có thời hạn hiệu lực tối đa 3 năm. Cần chủ động gia hạn để tránh gián đoạn giao dịch điện tử.
Yêu cầu kỹ thuật: Phần mềm ký số phải đáp ứng quy chuẩn Thông tư 15/2025/TT-BKHCN: kiểm tra hiệu lực chứng thư trước khi ký, hỗ trợ gắn dấu thời gian, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu, có khả năng kết nối với Cổng kết nối dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
Hồ sơ đăng ký: Gồm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy chứng nhận đăng ký thuế, bản sao CMND/CCCD của người đại diện pháp lý.

Ví dụ thực tế

Một doanh nghiệp mới thành lập cần nộp tờ khai thuế GTGT hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bắt buộc phải có chữ ký số để truy cập cổng https://thuedientu.gdt.gov.vn hoặc thực hiện ký số hóa đơn trong vòng 1 ngày kể từ khi lập hóa đơn điện tử.

Lưu ý quan trọng

Phần mềm ký số phải đảm bảo kiểm tra hiệu lực chứng thư chữ ký số trước khi cho phép ký.
Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo yêu cầu về cơ sở dữ liệu.
Người ký số cần được xác thực điện tử và kết nối thông tin với Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) hoặc các danh sách tin cậy.

Các phương pháp khai thuế cho hộ kinh doanh từ 01/01/2026?

Làm Dropshipping tại Việt Nam thì phải xử lý hóa đơn và nộp thuế như thế nào?

Bị mất hóa đơn, chứng từ kế toán gốc (bản giấy) thì xử lý thế nào?

Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn điện tử, thời điểm ký số hóa đơn
Nghị định 23/2025/NĐ-CP: Quy định về chữ ký điện tử, thời hạn chứng thư số công cộng
Thông tư 15/2025/TT-BKHCN: Yêu cầu kỹ thuật phần mềm ký số, kiểm tra hiệu lực chứng thư số
Quyết định 2354/QĐ-BTC: Quy định thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

Hiệu lực văn bản: Các quy định pháp luật và trích dẫn trong bài viết có hiệu lực tại thời điểm biên tập (Ngày cập nhật). Hệ thống luật pháp (Kế toán, Thuế, Luật doanh nghiệp…) thường xuyên thay đổi và cập nhật mới.
Khuyến cáo: Nội dung chỉ mang tính chất tham khảo chung. Doanh nghiệp vui lòng không tự ý áp dụng khi chưa đối chiếu với quy định hiện hành hoặc chưa có sự tư vấn chuyên sâu từ chuyên gia.
Hỗ trợ: Thuận Thiên không chịu trách nhiệm cho các thiệt hại phát sinh từ việc tự ý áp dụng kiến thức trên website. Để có giải pháp an toàn và chính xác nhất cho doanh nghiệp của bạn, vui lòng liên hệ cơ quan chức năng, ban ngành có liên quan đến vấn đề của bạn để được tư vấn chuyên sâu và có giải pháp cụ thể.

Xem chi tiết: Chính sách nội dung & Miễn trừ trách nhiệm đầy đủ tại đây.