Doanh nghiệp mua phiếu quà tặng (voucher, Got It) để tặng khách hàng phải lập hóa đơn tại thời điểm tặng và ghi rõ các thông tin theo quy định.
I. Nguyên tắc xuất hóa đơn với phiếu quà tặng (voucher) tặng khách hàng
- Nếu doanh nghiệp mua voucher để bán lại: Không phải lập hóa đơn mà chỉ lập phiếu thu, bên mua lập phiếu chi. Hóa đơn sẽ do nhà cung cấp cuối cùng khi khách hàng sử dụng voucher lập.
- Nếu doanh nghiệp mua voucher để biếu, tặng khách: Phải lập hóa đơn GTGT tại thời điểm tặng voucher cho khách (chuyển quyền sở hữu voucher). Hóa đơn ghi rõ nội dung, tính và kê khai thuế GTGT như hóa đơn bán hàng thông thường.
- Nếu tặng voucher kèm bán hàng trong chương trình khuyến mại hợp lệ: Có thể thể hiện trên hóa đơn bán hàng hóa bằng hình thức chiết khấu thương mại, không cần lập hóa đơn riêng cho voucher tặng kèm.
II. Các quy định chi tiết về lập hóa đơn và kê khai thuế đối với voucher quà tặng
1. Thời điểm lập hóa đơn khi tặng voucher
- Lập hóa đơn khi chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng voucher cho khách dù đã thu tiền chưa.
2. Kê khai và tính thuế GTGT
- Kê khai và tính thuế GTGT đầu ra trên toàn bộ giá trị của voucher tặng như bán hàng hóa thông thường.
- Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi mua voucher (nếu đáp ứng điều kiện kê khai thuế).
3. Điều kiện chi phí hợp lý khi mua voucher tặng khách
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.
- Thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
- Chi phí ghi nhận đầy đủ trên sổ kế toán.
- Voucher dùng đúng mục tiêu quảng cáo, khuyến mại hoặc quan hệ công chúng hợp lý.
Ví dụ thực tế cách xuất hóa đơn khi mua voucher tặng khách hàng
- Tên hàng hóa ghi rõ: “Voucher quà tặng” hoặc “Got It voucher” và chú thích “Hàng cho biếu tặng không thu tiền”
- Đơn vị tính: cái/chiếc
- Số lượng: số lượng thực tế voucher tặng
- Đơn giá, giá tính thuế GTGT: ghi theo thực tế mua (ví dụ: 1.000.000 VND)
- Thuế suất GTGT: 10% hoặc 0% (nếu được miễn thuế)
- Hình thức thanh toán: gạch chéo (không thu tiền)
- Tên người nhận: khách hàng nhận quà
- Kèm danh sách chi tiết người nhận quà
Lưu ý quan trọng
- Ghi đủ nội dung “Hàng cho biếu tặng không thu tiền”.
- Không để thanh toán là TM/CK mà phải gạch chéo hoặc để trống.
- Phải có danh sách chi tiết người nhận kèm theo hóa đơn (với hóa đơn trên 200.000 đồng/người/lần nếu khách hàng yêu cầu lập riêng thì phải thực hiện).
- Kê khai đúng thuế GTGT và đảm bảo quyền khấu trừ thuế đầu vào khi mua voucher.
- Không xuất hóa đơn khi bán voucher cho đối tác, chỉ xuất hóa đơn khi khách hàng sử dụng voucher.
- Không xuất hóa đơn khi không tặng, hoặc voucher chỉ là hình thức giảm giá/thương mại hợp pháp trên hóa đơn bán hàng hóa/dịch vụ cuối cùng.
- Không lập hóa đơn khi nhập, xuất, lưu nội bộ voucher.
- Trường hợp không lập hóa đơn biếu/tặng có thể bị xử phạt hành vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định.
