Doanh nghiệp nhỏ không bắt buộc phải thuê kế toán từ bên ngoài, nhưng theo Luật Kế toán, doanh nghiệp bắt buộc phải tổ chức bộ máy kế toán. Doanh nghiệp có quyền lựa chọn bố trí nhân sự tại chỗ hoặc thuê dịch vụ kế toán để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
I. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
- Tự bố trí người làm kế toán: Doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với nhân sự có đủ trình độ chuyên môn (có bằng trung cấp kế toán trở lên) để làm việc trực tiếp tại đơn vị.
- Thuê dịch vụ kế toán: Doanh nghiệp ký hợp đồng với các đơn vị, cá nhân hành nghề dịch vụ kế toán hợp pháp. Đây là giải pháp tối ưu chi phí cho các doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít phát sinh nghiệp vụ.
II. Quy định bắt buộc về Kế toán trưởng
- Đối với Doanh nghiệp nhỏ: Bắt buộc phải bổ nhiệm Kế toán trưởng.
- Ngoại lệ: Doanh nghiệp mới thành lập chưa bổ nhiệm được ngay thì được bố trí Người phụ trách kế toán trong thời gian tối đa 12 tháng. Sau thời gian này, bắt buộc phải có Kế toán trưởng.
- Đối với Doanh nghiệp siêu nhỏ: Không bắt buộc phải có Kế toán trưởng, chỉ cần bố trí Người phụ trách kế toán để theo dõi, hạch toán.
III. Tiêu chí xác định Doanh nghiệp Nhỏ và Siêu nhỏ
| Lĩnh vực | Doanh nghiệp Siêu nhỏ | Doanh nghiệp Nhỏ |
|---|---|---|
| Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thủy sản; Công nghiệp, Xây dựng | Lao động tham gia BHXH < 10 người VÀ (Doanh thu ≤ 3 tỷ đồng HOẶC Vốn ≤ 3 tỷ đồng) |
Lao động tham gia BHXH < 100 người VÀ (Doanh thu ≤ 50 tỷ đồng HOẶC Vốn ≤ 20 tỷ đồng) |
| Thương mại, Dịch vụ | Lao động tham gia BHXH < 10 người VÀ (Doanh thu ≤ 10 tỷ đồng HOẶC Vốn ≤ 3 tỷ đồng) |
Lao động tham gia BHXH < 50 người VÀ (Doanh thu ≤ 100 tỷ đồng HOẶC Vốn ≤ 50 tỷ đồng) |
IV. Chế độ kế toán và Mức xử phạt vi phạm
1. Chế độ kế toán áp dụng
- Thông tư 132/2018/TT-BTC: Áp dụng cho Doanh nghiệp siêu nhỏ.
- Thông tư 133/2016/TT-BTC: Áp dụng cho Doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Thông tư 99/2025/TT-BTC (Mới): Có hiệu lực từ 01/01/2026, thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC, hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp (bao gồm cả doanh nghiệp nhỏ nếu lựa chọn áp dụng).
2. Mức phạt hành chính
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với cá nhân (tổ chức phạt gấp đôi: 20 – 40 triệu đồng) nếu vi phạm:
- Không tổ chức bộ máy kế toán; không bố trí người làm kế toán hoặc không thuê dịch vụ làm kế toán.
- Không bố trí người phụ trách kế toán hoặc không bổ nhiệm kế toán trưởng theo quy định.
Ví dụ thực tế
- Tình huống: Công ty A hoạt động lĩnh vực dịch vụ, có 8 nhân viên, doanh thu năm là 9 tỷ đồng.
- Xác định: Công ty A thuộc nhóm Doanh nghiệp siêu nhỏ (vì lao động < 10 người và doanh thu < 10 tỷ).
- Nghĩa vụ: Công ty A không bắt buộc phải bổ nhiệm Kế toán trưởng, chỉ cần cử một người phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán bên ngoài.
Lưu ý quan trọng
- Doanh nghiệp siêu nhỏ được phép tự xây dựng biểu mẫu chứng từ, sổ kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh nhưng phải đảm bảo rõ ràng, minh bạch.
- Khi thuê dịch vụ kế toán, doanh nghiệp cần ký hợp đồng văn bản rõ ràng, trong đó quy định rõ trách nhiệm của bên dịch vụ đối với số liệu và báo cáo tài chính.
- Dù thuê ngoài, người đại diện pháp luật của doanh nghiệp vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng về tính chính xác của số liệu kế toán trước cơ quan thuế.
