Doanh nghiệp cần lưu ý phải có đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ và hóa đơn GTGT hợp lệ để được khấu trừ thuế GTGT khi thanh toán hóa đơn giá trị từ 5 triệu đồng trở lên bằng thẻ tín dụng doanh nghiệp.
I. Điều kiện về chứng từ để khấu trừ thuế GTGT
1. Chứng từ thanh toán qua thẻ tín dụng
Chứng từ bắt buộc là bản sao kê giao dịch từ tổ chức tín dụng phát hành thẻ, phải thể hiện rõ các thông tin sau:
- Tên chủ thẻ: Phải là tên của doanh nghiệp, trùng khớp với thông tin trên hóa đơn mua hàng.
- Số tiền thanh toán: Phải khớp chính xác với tổng giá trị thanh toán trên hóa đơn GTGT.
- Ngày giao dịch: Ngày thanh toán trên sao kê phải từ ngày lập hóa đơn trở đi.
- Nội dung giao dịch: Cần ghi rõ nội dung liên quan đến hóa đơn (ví dụ: thanh toán cho hóa đơn số XYZ).
Lưu ý: Thẻ tín dụng phải được phát hành dưới tên pháp lý của công ty. Các giao dịch từ thẻ cá nhân, dù là của chủ doanh nghiệp hay nhân viên được ủy quyền, đều không được chấp nhận.
2. Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)
Hóa đơn GTGT phải hợp lệ, hợp pháp và có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua. Theo quy định mới, hóa đơn không bắt buộc phải ghi rõ phương thức thanh toán là “thẻ tín dụng doanh nghiệp”.
II. Quy định về ngưỡng thanh toán và các trường hợp đặc biệt
1. Ngưỡng giá trị thanh toán
- Ngưỡng áp dụng: Mọi hóa đơn có tổng giá trị thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT) bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt.
- Ngưỡng cũ: Quy định này thay thế ngưỡng cũ 20 triệu đồng.
2. Trường hợp mua hàng nhiều lần trong ngày
- Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ nhiều lần trong cùng một ngày từ một nhà cung cấp và tổng giá trị các hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên, thì tất cả các giao dịch này đều phải được thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp A mua hàng có hóa đơn GTGT trị giá 8 triệu đồng, ngày lập hóa đơn là 15/07/2025. Ngày 16/07/2025, doanh nghiệp A dùng thẻ tín dụng doanh nghiệp để thanh toán. Để được khấu trừ thuế, doanh nghiệp A cần lưu trữ hóa đơn GTGT và sao kê ngân hàng thể hiện rõ: tên thanh toán là “Công ty A”, số tiền 8.000.000 đồng, ngày giao dịch 16/07/2025.
Lưu ý quan trọng
- Thông tin không đồng bộ: Nếu thông tin trên sao kê ngân hàng (tên doanh nghiệp, số tiền) không khớp với hóa đơn, chi phí sẽ không được khấu trừ thuế.
- Thanh toán tiền mặt: Mọi hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên nếu thanh toán bằng tiền mặt sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Hình thức không hợp lệ: Việc nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của bên bán không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt.
- Lưu trữ chứng từ: Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn và các chứng từ thanh toán liên quan tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Quản lý thuế.
- Lưu ý rằng, hình thức thanh toán bằng thẻ tín dụng doanh nghiệp khác với trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân (người lao động) thanh toán bằng tài khoản/thẻ cá nhân của họ. Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thanh toán có thể được chấp nhận khấu trừ thuế nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về văn bản ủy quyền và quy trình hoàn trả tiền, nhưng quy trình này phức tạp hơn. Để đơn giản và an toàn nhất, doanh nghiệp nên sử dụng thẻ tín dụng đứng tên công ty.
