Kể từ ngày 01/07/2025, doanh nghiệp có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho hóa đơn trên 5 triệu đồng được thanh toán bằng chuyển khoản, dù bên bán không xác nhận đã nhận tiền, miễn là có đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ.
I. Quy trình xử lý và điều kiện khấu trừ thuế
1. Chuẩn bị chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ
Để đảm bảo được khấu trừ thuế GTGT, doanh nghiệp cần có các loại chứng từ thanh toán qua ngân hàng (như sao kê, ủy nhiệm chi) đáp ứng các yêu cầu sau:
- Tên người hưởng và số tài khoản phải trùng khớp với thông tin của bên bán trên hóa đơn.
- Số tiền chuyển khoản phải đúng với giá trị thanh toán trên hóa đơn (đã gồm VAT).
- Nội dung chuyển khoản nên ghi rõ thanh toán cho hóa đơn số, ngày tháng để tiện đối chiếu.
- Ngày giao dịch nằm trong thời hạn thanh toán theo hợp đồng.
Đây là chứng cứ then chốt thay thế cho việc yêu cầu xác nhận từ bên bán.
2. Đáp ứng các điều kiện khác về hóa đơn và giao dịch
- Hóa đơn giá trị gia tăng phải hợp lệ, được lập trước hoặc tại thời điểm thanh toán.
- Mua hàng hóa, dịch vụ nhiều lần trong ngày từ cùng một nhà cung cấp với tổng giá trị từ 5 triệu đồng cũng phải thanh toán không dùng tiền mặt.
3. Giải trình với cơ quan thuế khi được yêu cầu
Khi có kiểm tra từ cơ quan thuế, doanh nghiệp cần cung cấp các hồ sơ sau để chứng minh hợp lệ giao dịch:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ.
- Hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ.
- Chứng từ chuyển khoản qua ngân hàng hợp lệ.
- Trường hợp bên bán không xác nhận, nên lưu lại bằng chứng đã nỗ lực liên hệ yêu cầu xác nhận (email, công văn, biên nhận gửi qua bưu điện).
Ví dụ thực tế
Công ty A mua hàng của công ty B với hóa đơn giá trị 15 triệu đồng, đã chuyển khoản với nội dung “Thanh toán cho hóa đơn số 00123 ngày XX/YY/2025”. Dù công ty B không xác nhận nhận tiền, công ty A lưu ủy nhiệm chi đầy đủ thông tin. Khi cơ quan thuế kiểm tra, hồ sơ này được chấp nhận và công ty A được khấu trừ thuế đầu vào.
Lưu ý quan trọng
- Nội dung chuyển khoản cần ghi rõ số hóa đơn hoặc mã giao dịch để đảm bảo đối chiếu; thiếu sót có thể bị từ chối khấu trừ.
- Thông tin người hưởng không đúng (tên công ty, số tài khoản) sẽ không được khấu trừ thuế.
- Các giao dịch trả chậm, trả góp có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên cũng cần chứng từ chuyển khoản đúng hạn trong hợp đồng.
- Tất cả chứng từ kế toán, thanh toán phải lưu tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán, Luật Quản lý thuế.
- Mặc dù không bắt buộc để khấu trừ thuế, doanh nghiệp vẫn nên thực hiện đối soát công nợ định kỳ với nhà cung cấp. Việc này giúp phát hiện sớm các giao dịch bị thất lạc, sai sót và tránh các tranh chấp pháp lý về công nợ sau này, vốn phức tạp hơn nhiều so với vấn đề khấu trừ thuế.
