Doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào đối với hóa đơn trên 5 triệu đồng khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ xác nhận giao dịch đã thành công. Nếu giao dịch chuyển khoản bị treo hoặc bị hoàn trả, doanh nghiệp chưa đủ điều kiện khấu trừ và cần thực hiện lại giao dịch để có chứng từ hợp lệ.
I. Nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT
- Điều kiện khấu trừ: Hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ.
- Chứng từ hợp lệ: Là chứng từ ngân hàng (sao kê, giấy báo Có,…) thể hiện trạng thái giao dịch đã “thành công”, tiền đã chuyển vào tài khoản người bán.
- Trường hợp không đủ điều kiện: Giao dịch bị treo, đang xử lý hoặc bị hoàn trả đều không được xem là chứng từ hợp lệ để khấu trừ thuế.
II. Hướng dẫn xử lý khi giao dịch bị treo hoặc hoàn trả
1. Giao dịch bị treo (chưa hoàn thành)
- Doanh nghiệp chưa được khấu trừ thuế vì chưa có chứng từ thanh toán thành công.
- Cần liên hệ với ngân hàng để theo dõi và hoàn tất giao dịch.
- Sau khi giao dịch thành công, lưu lại chứng từ hợp lệ để kê khai.
2. Giao dịch bị hoàn trả (thất bại)
- Doanh nghiệp không được khấu trừ thuế với giao dịch đã thất bại.
- Cần thực hiện lại một giao dịch chuyển khoản mới và đảm bảo thành công.
- Quan trọng: Không cần hủy hóa đơn cũ hay lập hóa đơn mới; sử dụng hóa đơn gốc kèm với chứng từ thanh toán thành công của lần thực hiện lại.
III. Giải pháp để đảm bảo quyền lợi khấu trừ thuế
- Thực hiện lại thanh toán: Đây là giải pháp bắt buộc. Cần đảm bảo giao dịch mới thành công trước thời hạn kê khai thuế của kỳ liên quan.
- Kê khai điều chỉnh khi quá hạn thanh toán: Nếu hợp đồng có quy định thời hạn thanh toán, nhưng đến hạn mà doanh nghiệp vẫn chưa có chứng từ thanh toán thành công, thì phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ vào kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán đó.
- Lưu trữ đầy đủ chứng từ: Lưu giữ hóa đơn gốc cùng với sao kê ngân hàng xác nhận giao dịch thành công để làm căn cứ giải trình khi cần.
Ví dụ thực tế
Ngày 15/7/2025, Công ty A chuyển 10 triệu đồng để thanh toán hóa đơn nhưng giao dịch bị hoàn trả. Ngày 16/7/2025, Công ty A thực hiện lại giao dịch và chuyển khoản thành công. Trong trường hợp này, Công ty A sẽ sử dụng hóa đơn gốc kèm chứng từ chuyển khoản thành công ngày 16/7/2025 để kê khai khấu trừ thuế GTGT mà không cần phải lập hóa đơn mới.
Lưu ý quan trọng
- Quy định áp dụng cho hóa đơn có giá trị từ 5.000.000 đồng trở lên, bao gồm cả hóa đơn đúng 5.000.000 đồng.
- Đối với giao dịch phát sinh trước ngày 01/07/2025, ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế là từ 20 triệu đồng trở lên.
- Trường hợp thanh toán trả chậm, doanh nghiệp được khấu trừ thuế ngay khi có hóa đơn, nhưng phải điều chỉnh giảm nếu đến hạn mà không có chứng từ thanh toán.
- Nếu thanh toán qua bên thứ ba, phải có hợp đồng ủy quyền thanh toán bằng văn bản.
- Chứng từ thanh toán phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.
- Doanh nghiệp nên lưu lại cả chứng từ của giao dịch bị lỗi (báo lỗi, email hoàn tiền từ ngân hàng) kèm theo chứng từ giao dịch thành công để làm bằng chứng giải trình về quá trình thanh toán nếu cơ quan thuế có yêu cầu.
