Doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT khi thanh toán hóa đơn trên 5 triệu đồng bằng chuyển khoản định kỳ (auto debit) có chứng từ ngân hàng hợp lệ, đúng quy định.
I. Loại chứng từ được chấp nhận
- Chứng từ hợp lệ là bản sao kê ngân hàng hoặc xác nhận giao dịch điện tử từ ngân hàng, đáp ứng đầy đủ các thông tin sau:
- Tên bên mua và bên bán: Phải khớp chính xác với thông tin trên hóa đơn.
- Số tiền: Phải đúng bằng tổng giá trị thanh toán trên hóa đơn (bao gồm cả thuế GTGT).
- Nội dung thanh toán: Phải ghi rõ thanh toán cho hóa đơn nào (ví dụ: “Thanh toán tự động cho hóa đơn số HD/2025/001”).
- Ngày giao dịch: Thời điểm thực hiện thanh toán.
- Phương thức thanh toán: Thể hiện rõ là “chuyển khoản tự động” hoặc “auto debit”.
II. Các điều kiện và quy định quan trọng
- Ngưỡng giá trị áp dụng: Quy định này chỉ áp dụng cho các hóa đơn có giá trị thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên. Các hóa đơn dưới 5 triệu đồng không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế.
- Thời hạn thanh toán: Việc thanh toán phải được thực hiện trước hoặc đúng hạn thanh toán đã thỏa thuận trong hợp đồng. Các trường hợp thanh toán sau hạn có thể không được chấp nhận khấu trừ.
- Giao dịch lũy kế trong ngày: Nếu trong cùng một ngày, doanh nghiệp mua hàng nhiều lần từ cùng một nhà cung cấp và tổng giá trị các hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên thì vẫn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho các giao dịch đó.
- Hình thức không hợp lệ: Chứng từ nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán không được coi là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ cho mục đích khấu trừ thuế.
Ví dụ thực tế
Công ty A thanh toán hóa đơn trị giá 7 triệu đồng (đã bao gồm VAT, số HD/2025/001) cho Công ty B bằng auto debit vào ngày 05/07/2025. Chứng từ hợp lệ là bản sao kê ngân hàng có nội dung: “Thanh toán tự động hóa đơn HD/2025/001 cho Công ty B, số tiền 7.000.000đ, ngày 05/07/2025”.
Lưu ý quan trọng
- Thông tin trên chứng từ ngân hàng phải trùng khớp tuyệt đối với thông tin trên hóa đơn. Bất kỳ sai khác nào cũng có thể dẫn đến việc bị từ chối khấu trừ thuế.
- Doanh nghiệp cần lưu giữ cẩn thận các chứng từ thanh toán này cùng với hóa đơn để xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra, quyết toán.
- Một số trường hợp đặc thù có thể được miễn trừ áp dụng điều kiện này theo quy định của Chính phủ.
