Nếu doanh nghiệp thanh toán qua ngân hàng nhưng không nhận được hóa đơn GTGT, chi phí thường không được tính vào chi phí hợp lệ, trừ một số trường hợp đặc biệt được pháp luật cho phép lập bảng kê thay hóa đơn. Dưới đây là chi tiết điều kiện và các trường hợp ngoại lệ.
I. Nguyên tắc chung về chi phí hợp lệ
- Không được tính vào chi phí hợp lệ nếu không có hóa đơn GTGT đối với các giao dịch mua bán thông thường giữa các doanh nghiệp hoặc đối tượng bán hàng thuộc diện phải xuất hóa đơn GTGT, dù đã thanh toán qua ngân hàng.
- Để được tính vào chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN, các khoản chi phải đáp ứng đủ 3 điều kiện:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật
- Với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
II. Trường hợp ngoại lệ được phép tính chi phí hợp lệ khi không có hóa đơn GTGT
Doanh nghiệp được tính vào chi phí hợp lệ và được lập Bảng kê mua hàng (Mẫu số 01/TNDN) thay cho hóa đơn khi mua một số loại hàng hóa, dịch vụ sau:
- Mua nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra
- Mua sản phẩm thủ công bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh
- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra
- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt
- Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra
- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm (không thuộc diện bắt buộc xuất hóa đơn)
III. Hồ sơ chứng từ cần thiết khi không có hóa đơn GTGT
- Bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn GTGT theo Mẫu số 01/TNDN (do người đại diện pháp luật ký tên, chịu trách nhiệm)
- Hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ (nếu có)
- Chứng từ thanh toán: Phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt) hoặc giấy báo nợ/ủy nhiệm chi từ ngân hàng (nếu thanh toán chuyển khoản)
- Bản photo chứng minh thư nhân dân/căn cước công dân của bên bán
- Biên bản bàn giao hàng hóa/dịch vụ
Ví dụ thực tế
- Trường hợp 1: Công ty A chuyển khoản 30 triệu đồng mua dịch vụ vận chuyển từ công ty B nhưng không nhận được hóa đơn → Không được tính vào chi phí hợp lệ
- Trường hợp 2: Công ty A chuyển khoản 15 triệu đồng mua rau củ quả từ nông dân (cá nhân không kinh doanh), lập đầy đủ Bảng kê 01/TNDN và hồ sơ chứng từ kèm theo → Được tính vào chi phí hợp lệ
Lưu ý quan trọng
- Việc thanh toán qua ngân hàng chỉ là điều kiện bổ sung với giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên, không thay thế được yêu cầu về hóa đơn, chứng từ hợp pháp
- Bảng kê 01/TNDN phải do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký tên và chịu trách nhiệm
- Chi phí phải thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
