Có, doanh nghiệp được tính chi phí lãi vay vào chi phí được trừ khi giám đốc thế chấp nhà riêng để vay ngân hàng cho công ty, miễn là khoản vay phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và đáp ứng đầy đủ hồ sơ chứng từ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý mức trần chi phí lãi vay nếu phát sinh giao dịch liên kết.
I. Quy định về việc thế chấp tài sản cá nhân để vay vốn cho công ty
- Quyền thế chấp: Giám đốc (hoặc cá nhân) có quyền dùng tài sản thuộc sở hữu hợp pháp của mình (nhà, đất) để thế chấp bảo đảm cho nghĩa vụ trả nợ của công ty tại ngân hàng.
- Công chứng hợp đồng: Đối với tài sản là bất động sản (nhà, đất, quyền sử dụng đất), hợp đồng thế chấp bắt buộc phải được công chứng tại cơ quan công chứng.
- Đăng ký bảo đảm: Sau khi ký hợp đồng thế chấp, việc đăng ký giao dịch bảo đảm tại Văn phòng đăng ký đất đai là bắt buộc để giao dịch có hiệu lực pháp lý đối với bên thứ ba, bảo vệ quyền lợi cho ngân hàng.
II. Điều kiện để lãi vay được tính là chi phí hợp lý
- Mục đích vay: Khoản vay phải được sử dụng thực tế cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chứng từ thanh toán: Các khoản vay có giá trị trên 5 triệu đồng phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt. Việc trả lãi vay nên thực hiện qua ngân hàng để đảm bảo tính hợp lệ.
- Hồ sơ pháp lý đầy đủ: Bao gồm Hợp đồng tín dụng, Hợp đồng thế chấp đã công chứng, Giấy nhận nợ, Chứng từ trả lãi và các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản của giám đốc.
III. Giới hạn chi phí lãi vay (Quy định về Giao dịch liên kết)
- Mức khống chế 30%: Nếu doanh nghiệp có giao dịch với bên liên kết (ví dụ: giám đốc điều hành vừa quản lý vừa cho công ty vay vốn trên 10% vốn chủ sở hữu), tổng chi phí lãi vay được trừ trong kỳ sẽ bị khống chế ở mức 30% của tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh cộng với chi phí lãi vay và chi phí khấu hao (EBITDA).
- Xử lý phần vượt mức: Phần chi phí lãi vay vượt quá mức 30% nêu trên không được trừ trong kỳ hiện tại nhưng được phép chuyển sang các kỳ tính thuế tiếp theo trong thời gian không quá 05 năm.
- Lưu ý về lãi suất: Quy định khống chế lãi suất không vượt quá 150% lãi suất cơ bản của Ngân hàng Nhà nước chỉ áp dụng khi doanh nghiệp vay của cá nhân, tổ chức khác không phải tổ chức tín dụng. Khi vay ngân hàng, chi phí lãi vay chỉ chịu khống chế mức 30% EBITDA nếu có giao dịch liên kết.
IV. Hồ sơ cần lưu giữ để giải trình thuế
- Biên bản họp Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc huy động vốn và chấp thuận việc giám đốc dùng tài sản cá nhân để bảo đảm khoản vay.
- Hợp đồng mượn tài sản (nếu có) và Hợp đồng thế chấp có công chứng.
- Giấy chứng nhận đăng ký biện pháp bảo đảm tại cơ quan có thẩm quyền.
- Hồ sơ chứng minh dòng tiền vay được sử dụng đúng mục đích cho hoạt động kinh doanh (hợp đồng mua bán, hóa đơn, chứng từ thanh toán).
Ví dụ thực tế
Công ty A vay ngân hàng 5 tỷ đồng, Giám đốc B thế chấp nhà riêng để bảo đảm. Năm 2025, Công ty A phải trả lãi vay là 500 triệu đồng.
- Nếu Công ty A không có giao dịch liên kết nào khác: Toàn bộ 500 triệu đồng được trừ vào chi phí hợp lý nếu có đủ hồ sơ, chứng từ.
- Nếu Công ty A có giao dịch liên kết (ví dụ: đang vay của Giám đốc B số tiền bằng 15% vốn chủ sở hữu): Chi phí lãi vay 500 triệu đồng sẽ bị so sánh với mức trần 30% EBITDA. Nếu 30% EBITDA của công ty chỉ là 400 triệu, thì chỉ được trừ 400 triệu; 100 triệu còn lại được chuyển sang các năm sau để trừ tiếp.
Lưu ý quan trọng
- Nhiều doanh nghiệp bị loại chi phí lãi vay vì các lý do như không góp đủ vốn điều lệ theo tiến độ, chi tiêu tiền vay không đúng mục đích, hoặc không chứng minh được khoản vay phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Doanh nghiệp cần xác định chính xác có phát sinh “quan hệ liên kết” hay không để áp dụng mức trần chi phí lãi vay 30% EBITDA khi quyết toán thuế TNDN, tránh bị truy thu và phạt thuế.
