Hiện nay, hóa đơn giấy vẫn được phép sử dụng trong một số trường hợp nhất định nhưng đa số các doanh nghiệp phải chuyển sang hóa đơn điện tử từ ngày 01/06/2025.
I. Các trường hợp còn được sử dụng hoá đơn giấy
Hóa đơn giấy vẫn được phép sử dụng đối với các trường hợp sau:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm và không thuộc diện bắt buộc.
- Các trường hợp bất khả kháng như thiên tai, sự cố kỹ thuật… khi được cơ quan thuế xác nhận cho phép sử dụng hóa đơn giấy tạm thời.
Lưu ý: Doanh nghiệp hoặc tổ chức đã chuyển sang hóa đơn điện tử sẽ không được quay lại sử dụng hóa đơn giấy. Việc sử dụng hóa đơn giấy yêu cầu phải đăng ký mẫu số, ký hiệu với cơ quan thuế trước khi phát hành.
II. Quy định mới về hoá đơn điện tử từ ngày 01/06/2025
1. Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Các đối tượng sau đây bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên.
- Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ vui chơi giải trí…
2. Quy định chuyển tiếp
- Đối với doanh nghiệp: Các doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã) trước ngày 01/06/2025 được lựa chọn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc tiếp tục sử dụng hình thức đã đăng ký.
- Đối với hộ kinh doanh nộp thuế khoán: Những hộ đã đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trước ngày 01/06/2025 được tiếp tục sử dụng.
Ví dụ thực tế
Một cửa hàng bán lẻ có doanh thu 1,2 tỷ đồng/năm đã bắt buộc phải sử dụng máy tính tiền phát hành hóa đơn điện tử từ ngày 01/06/2025. Ngược lại, một hộ kinh doanh nhỏ có doanh thu 800 triệu đồng/năm và không thuộc diện bắt buộc vẫn có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy.
Lưu ý quan trọng
- Các doanh nghiệp và hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc cần đảm bảo hệ thống máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế để tuân thủ quy định và tránh bị xử phạt.
- Thông tư 32/2025/TT-BTC đã thay thế hoàn toàn Thông tư 78/2021/TT-BTC từ ngày 01/06/2025.
- Hóa đơn giấy còn tồn kho (nếu thuộc diện phải chuyển đổi) cần liên hệ với cơ quan thuế để được hướng dẫn cách xử lý phù hợp.
